De Eijk Groep bestaat uit meerdere ondernemingen die allemaal hun eigen specialiteit in de openbare ruimte hebben. Gezamenlijk bieden de bedrijven een totaalpakket in groenvoorziening. Van inrichting en onderhoud, tot het managen van allerlei terreinen en openbare ruimte(n). Daarnaast verricht De Eijk Groep ook infradiensten, rioleringswerk en hulp bij gladheidsbestrijding, samen met 24/7 service bij calamiteiten. Aan het woord is Bertan van Zanten, controller bij De Eijk Groep.

“De Eijk groep is een van de grotere spelers op de Nederlandse markt op het gebied van groenvoorziening. De onderneming bestaat uit verschillende bedrijven die allemaal hun eigen identiteit hebben. Dit wordt ook gekoesterd. We vinden het belangrijk dat de medewerkers zich onderdeel voelen van een familie. Het is goed dat aan de ene kant iedereen zich identificeert met De Eijk groep maar ook met het oorspronkelijke bedrijf waar men vandaan komt. Daarom wordt dit in stand gehouden”, aldus Van Zanten.

Een paar jaar geleden zijn Eijkelboom BV en Boogaart Almere BV samengegaan in De Eijk Groep. Deze combinatie maakte het mogelijk om samen met De Eijk Duurzaam werk, dat is opgericht voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en Buro de Eijk een landelijk pakket aan diensten aan te kunnen bieden. De Eijk is voortdurend bezig om nieuwe activiteiten te ontplooien. Voorbeelden daarvan zijn een zagerij en een bomenhotel.

“Het blijvende onderscheid tussen de bedrijven is ook belangrijk voor onze klanten. Ze hebben vaak een jarenlange relatie met de bedrijven en willen deze ook voortzetten. Uiteraard biedt de samenwerking onze klanten ook voordeel. Doordat je groter bent kun je op verschillende specialismes certificaten halen en behouden. Hierdoor kun je een totaalpakket aanbieden. En met de specialismes binnen Buro De Eijk kunnen we verder gaan dan alleen de aanleg en uitvoering, maar ook adviseren. Dit maakt dat je breder en dus aantrekkelijker voor de klant bent.” De Eijk Groep richt zich op overheidsorganisaties. Gemeenten, provincies en rijksoverheid kunnen zij tot hun klantenkring rekenen. Voor een klein deel worden ook aannemers bediend die op hun beurt weer deze klantenkring bedienen. De overheid is dus direct en indirect de belangrijkste klant.

 

Efficiencyslag met GroenVision Enterprise

Sinds 2007 is De Eijk Groep klant bij Infogroen met GroenVision Enterprise. “Dit pakket biedt veel mogelijkheden om naar eigen inzicht managementinformatie samen te stellen, zowel op groeps-, als op werkmaatschappij- en business unit-niveau. In het verleden werkte Eijkelboom in de uitvoering en voor de financiën met GroenVision. Boogaart Almere werkte met een ander pakket. Dat was niet efficiënt. Daarom is in 2019 besloten om met ingang van 2020 alle entiteiten volledig onder te brengen in GroenVision. Voor 95% van de activiteiten, zowel in de uitvoeringskant als in de administratie gebruiken we nu GroenVision. Dat betekent dat de planning, calculatie, registratie en projectsturing en -control nu allemaal in hetzelfde pakket worden gedaan. Hierdoor hebben we een efficiencyslag gemaakt.”

Planning, calculatie, registratie, projectsturing en -control. Allemaal in hetzelfde pakket!

De Infogroensoftware is heel erg gericht op de hoveniersbranche

Bertan van Zanten is sinds 1995 werkzaam als financial controller en adviseur. “Ik heb met diverse pakketten gewerkt en geen enkel pakket is vlekkeloos. Bij GroenVision is het een groot voordeel dat de roots in het groen liggen. Dat merk je vooral in de uitvoering. Daarnaast zijn de lijnen met de supportorganisatie erg kort en informeel waardoor eventuele problemen ook snel opgelost worden. Daar ben ik zeer tevreden over.”

De Eijk Groep in Apeldoorn is een combinatie van meerdere ondernemingen die zich richten op het inrichten en onderhouden van de buitenruimte. Daarnaast verrichten zij infradiensten en hulp bij calamiteiten. De Eijk groep beschikt over een jarenlange kennis en ervaring met groen in relatie tot de bebouwde omgeving. Onder De Eijk groep vallen de volgende ondernemingen:

• Eijkelboom BV (inrichten en onderhouden buitenruimte, infradiensten en hulp bij calamiteiten)
• Boogaart Almere (groenvoorzieningen, daktuinen, cultuurtechniek, boomverzorging, wijkbeheer, tuinaanleg en constructiewerken)
• Buro de Eijk BV (adviesdiensten voor inrichting en beheer van de buitenruimte)
• De Eijk Duurzaam Werk (personeel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt)

Programma’s Infogroen: 

• Voorcalculatie
• Planning
• Projectadministratie
• RAW (calculatie en bestekadministratie)
• Boekhouding (administratie)
• Hosting GroenVision Private Cloud
• Scansys voor digitaal verwerken en accorderen inkoopfacturen

Hier ankerpunt maken

Totaalpakket aan diensten

“Het totaalpakket aan diensten van De Eijk Groep bestaat uit onderhoud, aanleg, projectmanagement en advisering. De overheid doet steeds meer aanbestedingen waarbij ze ruimte laten voor eigen invulling. In plaats van te werken met een kant en klaar bestek wordt bewust gevraagd naar input van leveranciers zelf. De leveranciers worden hierdoor uitgedaagd om met slimme ideeën te komen. Onze adviespoot komt hierbij heel goed van pas.

Daarnaast kan Buro De Eijk gemeenten en overheden ook helpen bij het behalen van de Sustainable Development Goals (SDG’s). Deze doelstellingen zijn door de verenigde naties neergezet en geven aan waar overheden over de hele wereld aan moeten werken om op de lange termijn de wereld in stand te houden. Denk hierbij aan het terugdringen van de klimaatverandering, het bevorderen van de biodiversiteit, het creëren van een prettige werk- en woonomgeving voor mensen in het stedelijk gebied.”

Groen Als Een Service (GAES)

“Groen Als Een Service is een initiatief waar vooral Buro de Eijk de kar trekt. Het idee is om niet meer te worden afgerekend op de aanleg en onderhoud van groen, maar op de waarde die de inrichting heeft voor de gebruiker. Deze waarde wordt uitgedrukt in ecosysteemdiensten. Ecosysteemdiensten van groen zijn bijvoorbeeld CO₂-binding, waterberging, biodiversiteit, sociale cohesie en verkoeling. Dat betekent dat er niet alleen bomen worden aangeplant en gesnoeid, maar ook sensoren worden geplaatst en metingen gedaan. Op basis van deze indicatoren verbeteren we de inrichting van de openbare ruimte en laten we zien dat het groen dat we beheren daadwerkelijk de afgesproken ecosysteemdiensten levert. Dus Groen Als Een Service!”

GAES-project Den Haag

Het eerste GAES-project wordt uitgevoerd voor de gemeente Den Haag. Op het Gouverneurplein wordt de luchttemperatuur en het bodemvocht gemeten. Deze gegevens worden gebruikt bij het opstellen van een plan voor de herinrichting van het plein, om het plein koeler te maken en het regenwater af te koppelen en te infiltreren. De beplanting is nu aangelegd en er wordt gemeten welke invloed de beplanting heeft op de temperatuur en ook op de beleving bij die temperaturen. “Met dit soort projecten wordt de groenaanleg en onderhoud uit de sfeer van de restpost op de aanbesteding gehaald en wordt het gezien als een strategische investering voor de gemeente. En wellicht ook voor later provincies en ook het rijk. Door het meten maak je het ook heel concreet voor de gemeenten”, aldus Van Zanten.

Het snel oplossen van problemen of vraagstukken is voor De Eijk Groep van belang. “Pakketten als SAP, Exact en MS dynamics zijn in de basis veel verder uitgekristalliseerd dan GroenVision. Dat is ook logisch want als je ziet hoeveel mensen daar aan programmeren zijn. Maar bij deze pakketten kom je veel meer inrichtingsissues tegen om het geheel goed af te stemmen op ons bedrijf. Daar ligt de kracht van Infogroen. Je merkt dat GroenVision specifiek is geënt op de groensector, daardoor kun je er gelijk mee aan de slag. Bovendien is het bij de grote pakketten, als je een probleem of vraag hebt, erg zoeken voordat je de juiste persoon aan de lijn hebt en support krijgt. Dat is bij Infogroen gelukkig heel anders. Hier kent men de klant goed en door de korte lijnen is de responstijd kort. Dat is voor ons ook heel belangrijk.” 

GroenVision Enterprise maakt een bedrijfsvoering met meerdere bedrijven handzaam

Managementrapportages

Met GroenVision Enterprise is het mogelijk om per bedrijf de resultaten te bekijken, maar ook een totaaloverzicht van de hele groep kan er uit worden gehaald. “De slag die we nu gaan maken is om de managementrapportages er ook op een makkelijke en toegankelijke manier uit te krijgen. We moeten hiervoor nog goed formuleren welke informatie we er precies uit willen krijgen. Infogroen kan dan aangeven op welke manier dat mogelijk is. Vanuit beide kanten moet hier nog naar worden gekeken. Hierbij merken we ook dat Infogroen heel flexibel en meedenkend is. Zo bestaat bij ons de wens om Power BI te koppelen aan de database van GroenVision. Om nog meer met de managementinformatie te kunnen doen. Waar andere softwareleveranciers hierin nogal eens moeilijk doen en dit niet toestaan is er bij Infogroen alle bereidheid om de koppeling te maken. Deze instelling van we maken software om het onze klanten makkelijker te maken waarderen wij zeer en geeft ons het vertrouwen dat we straks ook alle gewenste informatie op een makkelijke manier uit het systeem kunnen krijgen.”

 

De Eijk Groep in Apeldoorn is een combinatie van meerdere ondernemingen die zich richten op het inrichten en onderhouden van de buitenruimte. Daarnaast verrichten zij infradiensten en hulp bij calamiteiten. De Eijk groep beschikt over een jarenlange kennis en ervaring met groen in relatie tot de bebouwde omgeving. Onder De Eijk groep vallen de volgende ondernemingen:

• Eijkelboom BV (inrichten en onderhouden buitenruimte, infradiensten en hulp bij calamiteiten)
• Boogaart Almere (groenvoorzieningen, daktuinen, cultuurtechniek, boomverzorging, wijkbeheer, tuinaanleg en constructiewerken)
• Buro de Eijk BV (adviesdiensten voor inrichting en beheer van de buitenruimte)
• De Eijk Duurzaam Werk (personeel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt)

Programma’s Infogroen:

• Voorcalculatie
• Planning
• Projectadministratie
• RAW (calculatie en bestekadministratie)
• Boekhouding (administratie)
• Hosting GroenVision Private Cloud
• Scansys voor digitaal verwerken en accorderen inkoopfacturen

 

EasyVision

Over naar één nieuw systeem

Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp heeft de Vision Mobile-app geïnstalleerd en is bezig om deze te integreren in de bedrijfsvoering. Dat is wel een uitdaging, gezien de huidige drukte. De finetuning staat voor deze winter gepland. Karin en Patrick Degenkamp namen het bedrijf in 2014 over en begonnen in 2018 met automatiseren. Het bedrijf is groeiende, mede door de samenwerking met tuinarchitecten voor grotere tuinen.

'Vóór de automatisering tikten we de facturen nog in Word. Daarnaast werkte ik met allerlei verschillende systemen',

Vertelt Karin Degenkamp, die op kantoor werkt. 'Ik werkte per klant met aparte mapjes voor de facturen en had allerlei rekenmethoden voor de jaaruren en vrije dagen. De buitenmedewerkers schreven hun uren op een A4'tje en leverden dat aan het einde van de werkdag bij mij in. Natuurlijk werkt dit, maar als een bedrijf pakweg acht of meer medewerkers heeft, gaat het wringen. Wij werken in de zomer soms met tien man; dan is het onmogelijk om de oude manier van administreren vol te houden. Ik zou dan fouten maken en het is ook onhandig dat de systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn.'

Karin Degenkamp: 'Met Vision Mobile kunnen we snel schakelen; dat scheelt veel tijd'

Zo kwam Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp uit bij Easy Vision. 'In Easy Vision zit een jaarurenmodel, ik kan er offertes en facturen mee maken en de boekhouding in doen, alles in één', aldus Karin Degenkamp.
'We zijn begonnen met het basismodel voor offertes en facturen; daarna hebben we de boekhouding eraan gekoppeld.'
De volgende stap was dat de medewerkers hun uren in de Vision Mobile-app gingen registreren. Daardoor hoeft er nu op kantoor alleen nog te worden gecontroleerd, geaccordeerd en doorgezet naar de facturatie. 'Alle bedrijfsonderdelen zijn aan elkaar gekoppeld; dat scheelt veel werk. Zo zijn de vakantiedagen gekoppeld aan de overuren. Medewerkers kunnen een actuele uitdraai krijgen en hebben direct inzichtelijk hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Op 1 april maak ik uitdraaien voor de boekhouding en de administrateur; dat gaat heel eenvoudig. We zien nu snel hoe een project ervoor staat qua omzet en winst, doordat inkoop, verkoop, uren van de medewerkers en materialen duidelijk vermeld worden. Als je als hoveniersbedrijf steeds grotere projecten krijgt, zoals wij, is het prettig als je de marges in één oogopslag kunt zien.'

De calculatie is bij grotere projecten anders dan bij kleinere projecten, merkt Karin Degenkamp. 'Grotere projecten proberen we een beetje op te knippen', verklaart ze. 'In de offerte vermelden we werkpakketten, zoals tuin ontruimen, bestrating, beplanting, houtwerk. Onze medewerkers boeken hun uren binnen deze werkpakketten. Daardoor merken we het eerder als het ergens scheef gaat lopen. Tot slot kunnen de buitenmedewerkers als ik jaarprojecten inzien. Als we er bijvoorbeeld bij een jaarproject halverwege het jaar achter komen dat we al over de helft van het aantal uren zitten, moeten we met de opdrachtgever gaan praten om dit aan te passen.' 

Uitdagingen De medewerkers volgen de weekplanning die Karin en Patrick Degenkamp invullen via Vision Mobile. 'Wanneer we de puntjes op de i hebben gezet, kunnen de medewerkers in de planning hun gewerkte uren en gebruikte machines en materialen toevoegen.' Karin Degenkamp merkt dat het flink wat tijd kost om uitleg te geven aan de medewerkers. Als ze het opnieuw had mogen doen, had ze Infogroen gevraagd om langs te komen voor een toolboxmeeting. 'Ik dacht: ik doe dat zelf allemaal wel. Maar ik heb me daarop verkeken. Het programma is niet moeilijk; het is juist gebruiksvriendelijk. Maar je moet duidelijke uitleg geven om te zorgen dat de buitenmedewerkers het direct goed snappen. De medewerkers van Infogroen kunnen dat als geen ander. Wellicht kan Infogroen zo'n toolboxmeeting als optie opnemen in de offerte.'

Tijdwinst Hoewel Vision Mobile nog niet voor 100 procent draait bij Hoveniersbedrijf Degenkamp, levert de app het bedrijf al flinke tijdwinst op. 'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit. 'Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf.'