ik hoef nooit meer een back-up te maken en beschik altijd over de meest up-to-date versie
Interview met Willem Bokkinga, Willem Bokkinga Tuinwerk
GroenVision One
Willem Bokkinga is inmiddels eigenaar van Willem Bokkinga Tuinwerk. Samen met twee medewerkers verzorgt hij de aanleg en het onderhoud van tuinen in de regio Gorssel – provincie Gelderland.
Tien jaar geleden begon hij voor zichzelf. ‘Na mijn mbo-opleiding werkte ik bij een tuincentrum. In diezelfde periode onderhield ik in het weekend de tuin van een oudere dame. En die dame had een kennis waar ook terecht kon. En die kennis had ook weer een kennis…’ Met de groei van het aantal klussen, groeide ook Willems belangstelling voor het hoveniersvak.
Hij volgde in de avonduren de hoveniersopleiding en werkte voordat hij zijn eigen bedrijf begon nog een korte periode bij een boomverzorger.
Passie en oog voor de klant
‘Wat ik vooral leuk vind aan het hoveniersvak is de afwisseling. Ik heb veel contact met mensen, kan mijn kennis overbrengen en heb heel veel verschillende werkzaamheden. Ik vind het mooi om een project te starten en te zien dat wat ik voor ogen had, werkt. Er ook zo uitkomt.’ Willem werkt zowel voor particulieren als bedrijven. ‘Ik ben begaan met iedere tuin. Groot of klein maakt mij niet uit. Iedere opdracht is even belangrijk voor ons.’
Dat Nederland in een economische recessie zit, is merkbaar voor Willem. ‘We krijgen meer onderhoudsopdrachten en minder opdrachten voor de aanleg van nieuwe tuinen. Klanten vragen steeds vaker offertes aan bij meerdere hoveniers. Ook via internet. Op werkspot en marktplaats kom ik regelmatig opdrachten tegen waarvoor ik ook gevraagd ben om te offreren.’ Ondanks de concurrentie blijft Willem qua prijsstelling en werkwijze zijn eigen lijn volgen. ‘We onderscheiden ons door vooraf duidelijk te zijn, goed werk te leveren en onze afspraken na te komen.’
Het binnenhalen van nieuwe klanten is belangrijk, maar het behouden van de bestaande klanten minstens net zo. Volgens Willem gaat het daarbij om meer dan de tuin alleen. ‘Als een klant alleen op zaterdag thuis is en liever wil dat we dan komen, dan zijn we er. En een klant die met autopech staat, breng ik met alle plezier even naar de garage. Ooit heb ik een grote letterkalender als kerstgeschenk voor een slechtziende klant gekocht. Daar had nog nooit iemand aan gedacht, vertelde ze.’
Oog hebben voor de behoeften van klanten dus. Om die te leren kennen, stuurt Willem op het einde van het jaar klanten een kerstkaart met daarop de vraag wat er in hun dienstverlening verbeterd kan worden. ‘Mensen spreken hun irritaties niet altijd uit. Als je erom vraagt doen ze dat wel. Meestal zijn het kleine dingen die zo oplosbaar zijn, bijvoorbeeld door het maken van een duidelijker factuur.’
Administratie
Voor het calculeren en factureren gebruikt Willem al jaren de software van INFOGROEN. In november 2010 bezocht hij een presentatie van INFOGROEN over hun nieuwe software, GroenVision. ‘Ik was meteen onder de indruk. Het zag er gebruikersvriendelijk uit en ik wist direct dat het mij veel tijd en kosten kon besparen.’ Inmiddels is Willem overgestapt op GroenVision. Hij koos voor de SAAS-oplossing. Dit betekent Willem via internet en een eigen inlogcode toegang heeft tot zijn eigen versie van GroenVision in het datacenter van INFOGROEN. Hiervoor betaalt hij abonnementskosten. ‘Zo blijven de kosten voor mij beheersbaar. Bovendien hoef ik nooit meer een back-up te maken en beschik ik altijd over de meest up-to-date versie van GroenVision. INFOGROEN houdt dat allemaal bij.’
De verwachtingen die Willem vooraf had zijn uitgekomen. ‘De overstap naar GroenVision verliep goed. Ik had vooraf de e-learning doorlopen en mijn vragen daarover doorgenomen met Theo Bauhuis van INFOGROEN. Het programma is in de praktijk echt gebruikersvriendelijk. Gemiddeld besteed ik acht uur per week aan de administratie. Met GroenVision is dat leuker, makkelijker en overzichtelijker geworden.’
Kachelhout
Met twee vaste medewerkers is dat overzicht voor Willem belangrijk. Evenals continuïteit in opdrachten. In het seizoen gaat dat goed, maar in de winterperiode kost dat meer moeite. Sinds anderhalf jaar werkt Willem daarom samen met een boomverzorger. ‘Het hout dat hij in de loop van het jaar verzamelt, verzagen en kloven wij tot kachelhout. Kachelhout van topkwaliteit dat ik verkoop aan particulieren, onder meer via internet. Ben ik toch nog vertegenwoordiger geworden’ besluit Willem met een lach.
Hier vindt u meer informatie over GroenVision One Online.
Documentatie aanvragen?
Ga hier naar het documentatie aanvraag formulier.
De Eijk Groep: meerdere ondernemingen onder één dak
Bij GroenVision is het een groot voordeel dat de roots in het groen liggen.
De Eijk Groep bestaat uit meerdere ondernemingen die allemaal hun eigen specialiteit in de openbare ruimte hebben. Gezamenlijk bieden de bedrijven een totaalpakket in groenvoorziening. Van inrichting en onderhoud, tot het managen van allerlei terreinen en openbare ruimte(n). Daarnaast verricht De Eijk Groep ook infradiensten, rioleringswerk en hulp bij gladheidsbestrijding, samen met 24/7 service bij calamiteiten. Aan het woord is Bertan van Zanten, controller bij De Eijk Groep.
“De Eijk groep is een van de grotere spelers op de Nederlandse markt op het gebied van groenvoorziening. De onderneming bestaat uit verschillende bedrijven die allemaal hun eigen identiteit hebben. Dit wordt ook gekoesterd. We vinden het belangrijk dat de medewerkers zich onderdeel voelen van een familie. Het is goed dat aan de ene kant iedereen zich identificeert met De Eijk groep maar ook met het oorspronkelijke bedrijf waar men vandaan komt. Daarom wordt dit in stand gehouden”, aldus Van Zanten.
Een paar jaar geleden zijn Eijkelboom BV en Boogaart Almere BV samengegaan in De Eijk Groep. Deze combinatie maakte het mogelijk om samen met De Eijk Duurzaam werk, dat is opgericht voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en Buro de Eijk een landelijk pakket aan diensten aan te kunnen bieden. De Eijk is voortdurend bezig om nieuwe activiteiten te ontplooien. Voorbeelden daarvan zijn een zagerij en een bomenhotel.
“Het blijvende onderscheid tussen de bedrijven is ook belangrijk voor onze klanten. Ze hebben vaak een jarenlange relatie met de bedrijven en willen deze ook voortzetten. Uiteraard biedt de samenwerking onze klanten ook voordeel. Doordat je groter bent kun je op verschillende specialismes certificaten halen en behouden. Hierdoor kun je een totaalpakket aanbieden. En met de specialismes binnen Buro De Eijk kunnen we verder gaan dan alleen de aanleg en uitvoering, maar ook adviseren. Dit maakt dat je breder en dus aantrekkelijker voor de klant bent.” De Eijk Groep richt zich op overheidsorganisaties. Gemeenten, provincies en rijksoverheid kunnen zij tot hun klantenkring rekenen. Voor een klein deel worden ook aannemers bediend die op hun beurt weer deze klantenkring bedienen. De overheid is dus direct en indirect de belangrijkste klant.
Efficiencyslag met GroenVision Enterprise
Sinds 2007 is De Eijk Groep klant bij Infogroen met GroenVision Enterprise. “Dit pakket biedt veel mogelijkheden om naar eigen inzicht managementinformatie samen te stellen, zowel op groeps-, als op werkmaatschappij- en business unit-niveau. In het verleden werkte Eijkelboom in de uitvoering en voor de financiën met GroenVision. Boogaart Almere werkte met een ander pakket. Dat was niet efficiënt. Daarom is in 2019 besloten om met ingang van 2020 alle entiteiten volledig onder te brengen in GroenVision. Voor 95% van de activiteiten, zowel in de uitvoeringskant als in de administratie gebruiken we nu GroenVision. Dat betekent dat de planning, calculatie, registratie en projectsturing en -control nu allemaal in hetzelfde pakket worden gedaan. Hierdoor hebben we een efficiencyslag gemaakt.”
Planning, calculatie, registratie, projectsturing en -control. Allemaal in hetzelfde pakket!
De Infogroensoftware is heel erg gericht op de hoveniersbranche
Bertan van Zanten is sinds 1995 werkzaam als financial controller en adviseur. “Ik heb met diverse pakketten gewerkt en geen enkel pakket is vlekkeloos. Bij GroenVision is het een groot voordeel dat de roots in het groen liggen. Dat merk je vooral in de uitvoering. Daarnaast zijn de lijnen met de supportorganisatie erg kort en informeel waardoor eventuele problemen ook snel opgelost worden. Daar ben ik zeer tevreden over.”
De Eijk Groep in Apeldoorn is een combinatie van meerdere ondernemingen die zich richten op het inrichten en onderhouden van de buitenruimte. Daarnaast verrichten zij infradiensten en hulp bij calamiteiten. De Eijk groep beschikt over een jarenlange kennis en ervaring met groen in relatie tot de bebouwde omgeving. Onder De Eijk groep vallen de volgende ondernemingen:
- Eijkelboom BV (inrichten en onderhouden buitenruimte, infradiensten en hulp bij calamiteiten)
- Boogaart Almere (groenvoorzieningen, daktuinen, cultuurtechniek, boomverzorging, wijkbeheer, tuinaanleg en constructiewerken)
- Buro de Eijk BV (adviesdiensten voor inrichting en beheer van de buitenruimte)
- De Eijk Duurzaam Werk (personeel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt)
Programma’s Infogroen:
- Voorcalculatie
- Planning
- Projectadministratie
- RAW (calculatie en bestekadministratie)
- Boekhouding (administratie)
- Hosting GroenVision Private Cloud
- Scansys voor digitaal verwerken en accorderen inkoopfacturen
Hier ankerpunt maken
Totaalpakket aan diensten
“Het totaalpakket aan diensten van De Eijk Groep bestaat uit onderhoud, aanleg, projectmanagement en advisering. De overheid doet steeds meer aanbestedingen waarbij ze ruimte laten voor eigen invulling. In plaats van te werken met een kant en klaar bestek wordt bewust gevraagd naar input van leveranciers zelf. De leveranciers worden hierdoor uitgedaagd om met slimme ideeën te komen. Onze adviespoot komt hierbij heel goed van pas.
Daarnaast kan Buro De Eijk gemeenten en overheden ook helpen bij het behalen van de Sustainable Development Goals (SDG’s). Deze doelstellingen zijn door de verenigde naties neergezet en geven aan waar overheden over de hele wereld aan moeten werken om op de lange termijn de wereld in stand te houden. Denk hierbij aan het terugdringen van de klimaatverandering, het bevorderen van de biodiversiteit, het creëren van een prettige werk- en woonomgeving voor mensen in het stedelijk gebied.”
Groen Als Een Service (GAES)
“Groen Als Een Service is een initiatief waar vooral Buro de Eijk de kar trekt. Het idee is om niet meer te worden afgerekend op de aanleg en onderhoud van groen, maar op de waarde die de inrichting heeft voor de gebruiker. Deze waarde wordt uitgedrukt in ecosysteemdiensten. Ecosysteemdiensten van groen zijn bijvoorbeeld CO₂-binding, waterberging, biodiversiteit, sociale cohesie en verkoeling. Dat betekent dat er niet alleen bomen worden aangeplant en gesnoeid, maar ook sensoren worden geplaatst en metingen gedaan. Op basis van deze indicatoren verbeteren we de inrichting van de openbare ruimte en laten we zien dat het groen dat we beheren daadwerkelijk de afgesproken ecosysteemdiensten levert. Dus Groen Als Een Service!”
GAES-project Den Haag
Het eerste GAES-project wordt uitgevoerd voor de gemeente Den Haag. Op het Gouverneurplein wordt de luchttemperatuur en het bodemvocht gemeten. Deze gegevens worden gebruikt bij het opstellen van een plan voor de herinrichting van het plein, om het plein koeler te maken en het regenwater af te koppelen en te infiltreren. De beplanting is nu aangelegd en er wordt gemeten welke invloed de beplanting heeft op de temperatuur en ook op de beleving bij die temperaturen. “Met dit soort projecten wordt de groenaanleg en onderhoud uit de sfeer van de restpost op de aanbesteding gehaald en wordt het gezien als een strategische investering voor de gemeente. En wellicht ook voor later provincies en ook het rijk. Door het meten maak je het ook heel concreet voor de gemeenten”, aldus Van Zanten.
Het snel oplossen van problemen of vraagstukken is voor De Eijk Groep van belang. “Pakketten als SAP, Exact en MS dynamics zijn in de basis veel verder uitgekristalliseerd dan GroenVision. Dat is ook logisch want als je ziet hoeveel mensen daar aan programmeren zijn. Maar bij deze pakketten kom je veel meer inrichtingsissues tegen om het geheel goed af te stemmen op ons bedrijf. Daar ligt de kracht van Infogroen. Je merkt dat GroenVision specifiek is geënt op de groensector, daardoor kun je er gelijk mee aan de slag. Bovendien is het bij de grote pakketten, als je een probleem of vraag hebt, erg zoeken voordat je de juiste persoon aan de lijn hebt en support krijgt. Dat is bij Infogroen gelukkig heel anders. Hier kent men de klant goed en door de korte lijnen is de responstijd kort. Dat is voor ons ook heel belangrijk.”
GroenVision Enterprise maakt een bedrijfsvoering met meerdere bedrijven handzaam
Managementrapportages
Met GroenVision Enterprise is het mogelijk om per bedrijf de resultaten te bekijken, maar ook een totaaloverzicht van de hele groep kan er uit worden gehaald. “De slag die we nu gaan maken is om de managementrapportages er ook op een makkelijke en toegankelijke manier uit te krijgen. We moeten hiervoor nog goed formuleren welke informatie we er precies uit willen krijgen. Infogroen kan dan aangeven op welke manier dat mogelijk is. Vanuit beide kanten moet hier nog naar worden gekeken. Hierbij merken we ook dat Infogroen heel flexibel en meedenkend is. Zo bestaat bij ons de wens om Power BI te koppelen aan de database van GroenVision. Om nog meer met de managementinformatie te kunnen doen. Waar andere softwareleveranciers hierin nogal eens moeilijk doen en dit niet toestaan is er bij Infogroen alle bereidheid om de koppeling te maken. Deze instelling van we maken software om het onze klanten makkelijker te maken waarderen wij zeer en geeft ons het vertrouwen dat we straks ook alle gewenste informatie op een makkelijke manier uit het systeem kunnen krijgen.”
De Eijk Groep in Apeldoorn is een combinatie van meerdere ondernemingen die zich richten op het inrichten en onderhouden van de buitenruimte. Daarnaast verrichten zij infradiensten en hulp bij calamiteiten. De Eijk groep beschikt over een jarenlange kennis en ervaring met groen in relatie tot de bebouwde omgeving. Onder De Eijk groep vallen de volgende ondernemingen:
- Eijkelboom BV (inrichten en onderhouden buitenruimte, infradiensten en hulp bij calamiteiten)
- Boogaart Almere (groenvoorzieningen, daktuinen, cultuurtechniek, boomverzorging, wijkbeheer, tuinaanleg en constructiewerken)
- Buro de Eijk BV (adviesdiensten voor inrichting en beheer van de buitenruimte)
- De Eijk Duurzaam Werk (personeel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt)
- Voorcalculatie
- Planning
- Projectadministratie
- RAW (calculatie en bestekadministratie)
- Boekhouding (administratie)
- Hosting GroenVision Private Cloud
- Scansys voor digitaal verwerken en accorderen inkoopfacturen
IBN: sociaal groene onderneming met een bijzondere sociale ontwikkel opdracht
Groot voordeel van GroenVision is dat de managementinformatie makkelijker beschikbaar is
In de regio Noord-Brabant is IBN is een grote werkgever. De onderneming verzorgt werkgelegenheid voor mensen die extra ondersteuning naar werk nodig hebben. Uitgangspunt is daarbij dat iedereen talent heeft en de kans verdient om deze te ontwikkelen via passend werk. Samen met elf gemeenten in de regio voert IBN de Participatiewet uit. We spraken met Wiljan Bens, Manager Openbare Ruimte.
Deelbedrijven
IBN bestaat uit een aantal bedrijfsonderdelen. “Het onderdeel Participatie is verantwoordelijk voor de instroom, ontwikkeling en uitstroom van mensen. Het doel is dat mensen na een ontwikkeltraject van 23 maanden te hebben doorlopen bij een ander bedrijf in dienst gaan of intern in dienst komen bij IBN. Onder het bedrijfsonderdeel Services valt detachering, productie en de kwekerij. Tot slot de facilitaire tak, hieronder vallen alle bedrijfsfuncties, schoonmaken en Openbare Ruimte. Ook dochterbedrijf Ploegmakers Cultuurtechniek valt onder Facilitair.”
De afdeling Openbare Ruimte werkt voor 80% voor de overheid. Dat zijn elf gemeenten uit de regio. Deze werkzaamheden zijn gericht op het beheer van de openbare ruimte. “De openbare ruimte is hier breder dan gebruikelijk. De aandacht gaat niet alleen uit naar het groen, maar ook kleinschalig grijs wordt beetgepakt. Denk dan aan het opruimen van zwerfvuil, legen van afvalbakken, bijhouden van bebording en meubilair, parkeer- en fietsenstallingbeheer en bemensen van de milieustraten in het hele werkgebied”, aldus Bens. Naast de overheid kan de afdeling ook, onderwijsinstellingen en woonmaatschappijen tot de klantenkring rekenen.
Bij de gemeenten heeft IBN het totale beheer en onderhoud van de openbare ruimte onder zich. Dit wordt uitgevoerd conform afspraak en contract. Contracten kunnen zijn op beeld of op frequentie. IBN bewaakt de planning en uitvoering. Bij milieustraten en stallingen verzorgt IBN met name de bemensing.
Sociaal groene onderneming
“Zoals al eerder gezegd is IBN een sociale onderneming met een bijzondere sociale ontwikkel opdracht. Voor de toekomst ligt de scope om de samenwerking met de huidige gemeenten te handhaven en er voor te zorgen dat er voldoende arbeidskrachten beschikbaar zijn. We hebben te maken met de vergrijzing en uitstroom. Daarnaast heeft het groenvak geen sexy uitstraling, het is toch voornamelijk het bulkwerk dat moet worden uitgevoerd. Zo staan de medewerkers in de zomer voor 70 tot 80% van hun tijd te schoffelen. Veel van onze medewerkers gedijen hier in, maar voor een schoolverlater is dit niet interessant. Het imago van werken in het groen mag wat dat betreft wel beter.”
Bens is sinds 2003 werkzaam bij IBN en heeft in die periode een hele ontwikkeling doorgemaakt van meewerkend voorman naar manager Openbare Ruimte nu. Ook als manager stimuleert hij mensen om zich te blijven ontwikkelen en het maximale uit zichzelf te halen.
GroenVision
“IBN is op 1 januari 2021 live gegaan met GroenVision Professional. Daar ging een heel traject aan vooraf. Het moedersysteem van IBN was behoorlijk geënt op de industrieomgeving. Binnen de unit Openbare Ruimte konden we daar niet voldoende mee uit de voeten. We hadden ook de behoefte om de administratie zelf te kunnen voeren in een specifieke softwaremodule die aansluit op onze werkzaamheden.
Daarom is vorig jaar grondig gekeken waar we specifiek behoefte aan hebben. Hierbij zijn alle interne afdelingen, van ICT, inkoop tot de financiële administratie betrokken geweest. Eisen waar het systeem aan moest voldoen waren: gericht op het groen, aansluiten bij de branche, gebruikersvriendelijk, geen maatwerk, mogelijkheid om stand-alone te werken.
Dit eisenpakket is voorgelegd aan vier softwareleveranciers waarvan drie partijen een inhoudelijke reactie hebben gegeven. Met twee partijen is vervolgens verder gesproken en Infogroen bleek de meest passende software te kunnen leveren en ook aan de planning te kunnen voldoen. Die planning was behoorlijk krap, maar het is uiteindelijk wel gelukt om op 1 januari 2021 live te gaan.
Een aantal modules zijn niet bij Infogroen belegd, bijvoorbeeld CRM. Maar tot en met de facturatie wordt door het bedrijfsonderdeel Facilitair zelf in GroenVision gedaan. Vanuit GroenVision zijn er koppelingen gemaakt naar het moedersysteem van IBN. Deze koppelingen zijn in samenwerking gebouwd en dat heeft geen problemen opgeleverd. We merkten hierbij wel dat Infogroen al ervaring op dit vlak had.”
Hier ankerpunt maken
Het grootste voordeel van GroenVision is de efficiency
“Het grootste voordeel van de overschakeling naar GroenVision is de efficiency. Er kan beter projectgericht gestuurd én gemonitord worden. Ook de verantwoordelijkheden worden op deze werkwijze lager in de organisatie gelegd. Met name op het kunnen delen van projectgegevens met, en het inboeken van de uren door de voormannen, maakt dat zij direct op de hoogte zijn van projectresultaten en daarmee invloed kunnen uitoefenen op de inzet van capaciteit en materieel. De koppeling met Vision-Mobile maakt dat dit nu een stuk eenvoudiger gaat.”
Vision-Mobile afgestemd op wensen
Normaal kan iedere medewerker via Vision-Mobile de gewerkte uren boeken. Dat is bij IBN niet het geval. Daar boekt de eindverantwoordelijke voorman de uren van de groep. Hiervoor moest het systeem anders worden ingesteld. Zo ook voor het boeken van het aantal uren.
“Vision-Mobile is standaard ingericht volgens het jaarurenmodel van hoveniers. Maar medewerkers binnen de WSW (Wet sociale werkvoorziening) werken niet volgens het jaarurenmodel. Zij werken bijvoorbeeld in de zomer meer uren dan in de winter. De meeruren die ze in de zomer draaien moeten negatief geboekt kunnen worden. Dit zijn de compensatie uren voor de winterperiode. Dit is nu ingesteld en op deze wijze sluit het aan bij de bestaande systematiek en behoefte.
Vision-Mobile samen verder ontwikkeld
Implementatie
Voor de implementatie is ruim de tijd genomen. “We hebben 1,5 jaar de tijd genomen om het systeem te laten landen. We geloven in het systeem, we zien dat dit gaat werken.
Momenteel zitten we in de overschakeling van de testfase van Vision-Mobile naar de livefase. De begeleiding van dit traject wordt door IBN zelf gedaan, met ondersteuning van Infogroen. Binnen de organisatie is er één eindverantwoordelijke per module en deze persoon is ook verantwoordelijk voor het opleveren van de instructie om met de software te kunnen werken. Deze instructie wordt samen met Infogroen geschreven. Ook is er regelmatig overleg tussen de key-users en Infogroen. Dat verloopt heel goed.”
Informatie toegankelijk en makkelijk beschikbaar
“Groot voordeel van GroenVision is dat de managementinformatie makkelijker beschikbaar is voor de diverse functielagen binnen de organisatie. Denk aan projectinformatie, financiële informatie en de urenadministratie. Met name de registratie van de uren vanuit het werkveld is heel belangrijk. Door dagelijks de uren te registreren zitten we kort op de bal en kunnen we eenvoudig de voorcalculatie versus realisatie monitoren. Het idee is dat we in de toekomst deze informatie wekelijks kunnen delen met de voormannen. Dit is wat op de planning stond, dit is je realisatie, leg het verschil maar uit. Daar willen we naar toe. Je kunt dan veel directer sturen, want de informatie is heel actueel.
Testomgeving
Het werken met een testomgeving is goed bevallen. “Je zorgt eerst in de testomgeving dat alles goed staat en je alle koppelingen en testscenario’s ook daadwerkelijk van A tot Z voldoende kunt testen. Daarna volgt de overgang naar de live omgeving gefaseerd per module.”
Ambassadeurs
De reacties van de medewerkers op Vision-Mobile zijn wisselend. Voor sommigen is het werken met een tablet of telefoon al nieuw. “Gelukkig zijn de reacties over het algemeen positief als ze de meerwaarde zien, ook al kost het in het begin wat meer tijd. Deze enthousiaste medewerkers worden als ambassadeurs ingezet tijdens de instructie momenten voor de overige medewerkers.”
Koppelingen
Vanuit GroenVision zijn goed koppelingen te maken naar andere softwarepakketten die binnen de organisatie worden gebruikt. “Voor IBN zijn er o.a. koppelingen gemaakt naar Spotmaster en Werkwijzer, het online kaartenplatform om alles goed digitaal inzichtelijk te maken. Dat leverde geen enkel probleem op.”
Toekomst
“De wens is om alle informatie straks zoveel als mogelijk in één omgeving te hebben. Dat werkt gewoon het meest effectief en efficiënt. We zijn er nog niet helemaal uit hoe, en in welke omgeving we dit gaan realiseren. We willen naar een dashboard waarbij alle belangrijke kpi’s zichtbaar zijn en informatie eenvoudig te raadplegen is. In dezelfde dashboardomgeving en lay-out willen we ook de projectleiders en voorlieden informeren. GroenVision biedt hier zeker de mogelijkheden toe, maar dit is de volgende stap.”
Standaardpakketten geven duidelijk aan wat het programma kan
Infogroen als partner in automatisering
Infogroen verzorgt ook de hosting van GroenVision. IBN gaat medio 2022 volledig naar de cloud. De voorbereiding op deze mutatie is aanstaande en gaat voor de afdeling Openbare Ruimte in samenwerking met Infogroen. “Infogroen is een prettige partij om mee samen te werken. Ze bieden één totaaloplossing en anticiperen en acteren snel op innovatievraagstukken. Dat vind ik een compliment waard. Met name voor Vision-Mobile was IBN een beetje een vreemde eend in de bijt. Maar wensen en eisen worden snel opgepakt en er volgt ook een snelle terugkoppeling. Een ander groot voordeel is dat Infogroen werkt met standaardpakketten. Een kenmerk daarvan is duidelijke afbakening en kaders, waarbij geen maatwerk noodzakelijk is. Dat zien we ook terug in de overall kosten.”
IBN
Business unit Facilitair te Uden:
Naam geïnterviewde: Wiljan Bens, sinds 2003 werkzaam bij IBN
Functie: Manager Openbare Ruimte
Plaats: Uden
Achtergrondinformatie bedrijf
IBN biedt werkgelegenheid voor mensen die extra ondersteuning naar werk nodig hebben (sociaal ontwikkelingsbedrijf) en heeft 3300 medewerkers in dienst.
De business unit Facilitair Openbare Ruimte heeft 500 medewerkers in dienst.
Programma’s Infogroen:
GroenVision Professional
• Vision Relatie Plus
• Vision Projectinkopen
• Vision RAW bestekken inlezen
• Vision Beeldbestekken
• Vision Projecttermijnen
• Vision Planvision
• Vision Ontwerpplanning
• Vision Productiefactor
• Vision RAW bestekadministratie
• Vision Kostenplaatsen
• Vision mobile
• Interfaces met centrale CRM, HRM en Finance
• Interfaces met Werkwijzer en Spotmaster
Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp: Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf
Interview met Karin Degenkamp, van Hoveniersbedrijf Parick Degenkamp
EasyVision
Over naar één nieuw systeem
Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp heeft de Vision Mobile-app geïnstalleerd en is bezig om deze te integreren in de bedrijfsvoering. Dat is wel een uitdaging, gezien de huidige drukte. De finetuning staat voor deze winter gepland. Karin en Patrick Degenkamp namen het bedrijf in 2014 over en begonnen in 2018 met automatiseren. Het bedrijf is groeiende, mede door de samenwerking met tuinarchitecten voor grotere tuinen.
'Vóór de automatisering tikten we de facturen nog in Word. Daarnaast werkte ik met allerlei verschillende systemen',
Vertelt Karin Degenkamp, die op kantoor werkt. 'Ik werkte per klant met aparte mapjes voor de facturen en had allerlei rekenmethoden voor de jaaruren en vrije dagen. De buitenmedewerkers schreven hun uren op een A4'tje en leverden dat aan het einde van de werkdag bij mij in. Natuurlijk werkt dit, maar als een bedrijf pakweg acht of meer medewerkers heeft, gaat het wringen. Wij werken in de zomer soms met tien man; dan is het onmogelijk om de oude manier van administreren vol te houden. Ik zou dan fouten maken en het is ook onhandig dat de systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn.'
Karin Degenkamp: 'Met Vision Mobile kunnen we snel schakelen; dat scheelt veel tijd'
Zo kwam Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp uit bij Easy Vision. 'In Easy Vision zit een jaarurenmodel, ik kan er offertes en facturen mee maken en de boekhouding in doen, alles in één', aldus Karin Degenkamp.
'We zijn begonnen met het basismodel voor offertes en facturen; daarna hebben we de boekhouding eraan gekoppeld.'
De volgende stap was dat de medewerkers hun uren in de Vision Mobile-app gingen registreren. Daardoor hoeft er nu op kantoor alleen nog te worden gecontroleerd, geaccordeerd en doorgezet naar de facturatie. 'Alle bedrijfsonderdelen zijn aan elkaar gekoppeld; dat scheelt veel werk. Zo zijn de vakantiedagen gekoppeld aan de overuren. Medewerkers kunnen een actuele uitdraai krijgen en hebben direct inzichtelijk hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Op 1 april maak ik uitdraaien voor de boekhouding en de administrateur; dat gaat heel eenvoudig. We zien nu snel hoe een project ervoor staat qua omzet en winst, doordat inkoop, verkoop, uren van de medewerkers en materialen duidelijk vermeld worden. Als je als hoveniersbedrijf steeds grotere projecten krijgt, zoals wij, is het prettig als je de marges in één oogopslag kunt zien.'
De calculatie is bij grotere projecten anders dan bij kleinere projecten, merkt Karin Degenkamp. 'Grotere projecten proberen we een beetje op te knippen', verklaart ze. 'In de offerte vermelden we werkpakketten, zoals tuin ontruimen, bestrating, beplanting, houtwerk. Onze medewerkers boeken hun uren binnen deze werkpakketten. Daardoor merken we het eerder als het ergens scheef gaat lopen. Tot slot kunnen de buitenmedewerkers als ik jaarprojecten inzien. Als we er bijvoorbeeld bij een jaarproject halverwege het jaar achter komen dat we al over de helft van het aantal uren zitten, moeten we met de opdrachtgever gaan praten om dit aan te passen.'
|
Uitdagingen |
|
| Tijdwinst Hoewel Vision Mobile nog niet voor 100 procent draait bij Hoveniersbedrijf Degenkamp, levert de app het bedrijf al flinke tijdwinst op. 'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit. 'Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf.' |
 |
B&C Hoveniers: 'Easy Vision en Vision Mobile geven mij rust en overzicht. De belangrijkste winst is dat je alle gegevens paraat hebt.'
Interview met Gert-Jan Combee van B&C Hoveniers
EasyVision
Op maat ingericht
Gert-Jan Combee is eigenaar van B&C Hoveniers. Dit bedrijf tekende al met Infogroen-software en gebruikt sinds 2020 EasyVision met Vision Mobile. Allereerst maakte Combee Easy Vision grotendeels leeg en richtte hij het opnieuw in met onderdelen die horen bij zijn eigen werkwijze. 'Easy Vision is heel uitgebreid. Dat is geweldig, maar Infogroen zou ook een versie kunnen maken die meer past bij de eenvoud van kleinere bedrijven. Ik baseer mijn offerte op een lijst met materialen en werkzaamheden die nodig zijn voor de aanleg van een tuin: grondwerk, beplanting, verharding, vlonders, berging. Ook werk ik met bepaalde functieomschrijvingen, waaraan verschillende uurtarieven zijn gekoppeld. Op basis daarvan heb ik zelf binnen Easy Vision ons eigen calculatieprogramma ingericht', vertelt Combee.
Voor deze inrichting op maat kreeg Combee hulp van Infogroen. 'Ik wist duidelijk wat ik wilde, maar ik ben geen computertechneut. Verschillende medewerkers van Infogroen hebben me daarmee geholpen. Het voordeel daarvan was dat ik input kreeg vanuit meerdere perspectieven, want de Infogroen-medewerkers hebben hun eigen specialiteit.'
B&C Hoveniers heeft Vision Mobile op iPads geïnstalleerd; in beide bedrijfswagens ligt er een. 'Mijn medewerkers bellen me niet meer met de vraag waar de klant ook alweer woont. Alle project- en klantinformatie staat in het systeem. Nu werk ik alleen nog met de urenregistratie en offertes in Vision Mobile, maar de planning komt daar binnenkort bij. Dat is handig, omdat wij veel vaste werkzaamheden hebben die steeds terugkomen. Van ons werk is 60 procent aanleg en 40 procent onderhoud. Het vaste werk is eenvoudig periodiek in te voeren in een jaarplanning, die iedereen via Vision Mobile kan inzien. Op basis van deze planning kunnen we onze uren efficiënter indelen.'
Tijdwinst
Combee van B&C Hoveniers: 'Easy Vision en Vision Mobile geven mij rust en overzicht. De belangrijkste winst is dat je alle gegevens paraat hebt.'
B&C Tuinimpressies
