Nu hoef ik niemand aan te nemen voor de facturatie
Interview met Jurgen en Kevin Denissen, Boomkwekerij Denissen
GroenVision Professional
In het Brabantse Zundert kweken Jurgen en Kevin Denissen van Boomkwekerij Denissen op zo’n 30 hectare bos- en haagplantsoen (‘alle soorten’) en zaailingen. Het bedrijf bestaat al zestig jaar en net als veel kwekerijen is ook deze onderneming een echt familiebedrijf. Drie jaar geleden namen de broers Boomkwekerij Denissen over van vader Jos Denissen (‘Jos Junior’), die in de jaren tachtig samen met zijn vrouw Marion de kwekerij had overgenomen van zijn vader (‘Jos Senior’).
Beide broers hebben sindsdien een duidelijke rolverdeling. Jurgen werkt sinds twee jaar voornamelijk op kantoor, zijn broer op de kwekerij. Sinds een jaar maakt Jurgen ook meer uren op kantoor. In het seizoen zit hij er 40 uur, in de zomer 20, uren die worden aangevuld met bezoeken aan klanten. Hij heeft daarmee de meeste administratieve taken overgenomen van zijn vader, die minder uren is gaan werken.
Rond de tijd dat Jurgen meer op kantoor kwam te zitten, werd ook de overstap gemaakt naar Groenvision. Dit softwaresysteem van Infogroen bestaat uit losse modules die de gebruiker zelf kan samenstellen en waarmee verschillende bedrijfsfacetten geautomatiseerd worden. Denissen: ‘Met het pakket kan ik het beheer van relaties, in- en verkoop, voorraad en facturatie regelen.’ Boomkwekerij Denissen maakte al gebruik van automatisering in de vorm van Groen-Handelskwekerij van Infogroen, de voorloper van Groenvision, maar met het nieuwe programma werden verdere stappen gezet.
Over de software vertelt Jan Kastelein van Infogroen: ‘Groenvision is altijd en overal toegankelijk, heeft mooie dashboards met actuele managementinformatie, realtime voorraadbeheer en heeft slimme oplossingen om de kweker veel tijd op kantoor te besparen. De modulaire opbouw zorgt ervoor dat het pakket aansluit op het soort bedrijf dat ermee moet werken. Modules als relatiebeheer, voorraadbeheer, in- en verkoop en facturering worden toegevoegd, tot het geheel aansluit bij de behoeften.’
Kastelein: ‘Boomkwekerij Denissen maakt gebruik van Groenvision Professional, specifiek voor de handelskweker, met modules voor in- en verkoop en voorraadbeheer, aangevuld met de mogelijkheid om de voorraad van collega-kwekers automatisch in te lezen. Op die manier kunnen ze snel zien waar ze planten vandaan kunnen halen.’
Weg met de papierwinkel
De belangrijkste reden om over te stappen, was de wens om de ‘papierwinkel’ te verkleinen en daardoor tijd te besparen. Eerder al vertelde Jurgen aan Boom in Business niet te streven naar een groter bedrijf, maar dat hij het bedrijf wel toekomstproof wil maken door het optimaliseren van bedrijfsprocessen, van personeelsbeleid tot marketing en sales.
Dat begon al in 2007, met de verhuizing van de Kapellekestraat naar de Stuivezandseweg. Enkele jaren later stonden al die ordners op kantoor op de to-dolijst. ‘Voorheen deed mijn vader al het administratieve werk; hij verzamelde daarbij veel papieren. Facturen werden vijf tot soms wel zeven jaar bewaard. Ik vind het belangrijk dat er zo min mogelijk papierwerk aan te pas komt; mijn doel is om dat nu zo veel mogelijk weg te werken. Beter direct overstappen dan eerst het oude systeem leren kennen en later weer een nieuw, was mijn gedachte.’
Zowel vader Jos als moeder Marion is nog werkzaam in het bedrijf. Jos werkt nu minder uren op kantoor. In die tijd verzorgt hij de facturatie. Na jarenlang omringd te zijn door orders en ander noodzakelijk papierwerk, is het voor zijn vader wel wennen dat de administratie niet meer tastbaar aanwezig is. ‘Hij heeft me nog weleens gevraagd “of dat écht allemaal weg moest”. Maar ja, je kunt wel al die klappers met papieren hebben staan, maar negen van de tien keer wordt daar niets meer in teruggezocht.’
Toch was hij is vrij snel gewend aan de nieuwe manier van werken, vertelt Jurgen. ‘Ik zorg dat ik zo veel mogelijk e-mailadressen verzamel, zodat we de facturatie digitaal kunnen verwerken. Inmiddels zegt mijn vader zelf: “Jurgen, we moeten zorgen dat we meer e-mailadressen hebben; dat is zó gemakkelijk.” Voorheen moest hij de facturen uitprinten, in een envelop stoppen en voorzien van een postzegel. Daar gaat stiekem veel tijd inzitten. Nu kost het factureren bijna geen tijd meer.’
‘Nu kunnen we met een druk op de knop zien wat de betaalachterstanden zijn en klanten een herinnering sturen. Waar we vroeger een uur deden over de facturatie, is dat nu binnen twintig minuten afgerond. Wat ik heel belangrijk vind, is dat ik hierdoor niemand hoef aan te nemen voor de facturatie, maar we het er zelf bij kunnen doen. Dat overzicht is een voordeel, van betalingen, maar ook van de omzet en de afzet van verschillende artikelen.’
Even omschakelen
Ook voor Jurgen zelf was het schakelen. De eerste tijd was het even door de zure appel heen bijten om het systeem te leren kennen, vertelt hij. ‘Het scheelt dat ik van een jongere generatie ben en dit soort dingen snel oppak. Iemand die ouder is, zal er misschien wat langer over doen. Gelukkig zijn we goed geholpen door Infogroen. Met de functionaliteiten die we nodig hebben, kan ik goed uit de voeten. Ik weet niet van alles hoe het precies werkt, maar dat komt vooral doordat er met dit systeem ontzettend veel mogelijk is.’
Mogelijk wordt het pakket waar Denissen mee werkt later nog uitgebreid, maar het liefst doet hij dat stap voor stap, vertelt Jurgen. ‘Ik hoop dat de klanten in de toekomst hun bestelling aanleveren via een Excel-bestand. Dat zou ons veel tijd besparen; ik hoef dan alleen even de prijs erbij te noteren en dan kan het automatisch verwerkt worden. Nu komen de bestellingen op diverse manieren binnen, via mail, fax of per telefoon. Als iemand zegt dat hij de bestelling liever telefonisch doet, dan wil je ook niet dwars liggen. Het is lastig om iedereen zo ver te krijgen dit met Excel te doen. Gelukkig is het nu nog geen noodzaak, dus we kunnen er nog rustig over nadenken hoe we het gaan aanpakken.’
Mobiele managementtool brengt secuur alle voorraadbewegingen in kaart
‘De Vision-Mobile App verhoogt de betrouwbaarheid binnen ons voorraadbeheer enorm’
Vision-Mobile
Stekspecialist Wilbert van Luenen werkt met zijn bedrijf Wilbert Stek in Gendt al jarenlang met GroenVision van Infogroen. Met de aanschaf van de Vision-Mobile App heeft Van Luenen een stevige management tool in handen voor zijn voorraadbeheer.
‘Voordat we op GroenVision over gingen, werkte ik voor de inkoop, voorraad en verkoop met allerlei losse documenten,’ vertelt Van Luenen. Hij opent op zijn computer het databeheer voor verkoop in GroenVision en legt uit waar data zijn ondergebracht zoals NAW-klantgegevens, verkoopnummer, orderdocumenten met datum en -fase, voorraaddatabase, leverdatum, prijs en verkoopfactuur. ‘Het fijne is, dat alle gegevens en documenten in dit éne programma zijn verzameld.’ GroenVision is zeer uitgebreid met opties, Wilbert Stek heeft daarvan een gedeelte in gebruik dat op het bedrijf van toepassing is.
Vision-Mobile App voor voorraadbeheer
Wilbert Stek werkt met een vaste klantenkring aan boomkwekerijen, waardoor de productie stabiel is en de productieplanning gelukkig geen hogere wiskunde is. Per week rollen er circa 1.500 trays van de band die een half jaar tot een jaar naar de kas gaan en uiteindelijk voor het merendeel hun weg vinden naar klanten in Nederland, voor een kleiner deel naar klanten in de rest van Europa. Binnen de kwekerij worden stekkentrays wel met regelmaat verplaatst. Voor verplaatsingen binnen het voorraadbeheer werd er bij Wilbert Stek voorheen in GroenVision gezocht op ‘voorraadlocatie’ en werd daar een uitdraai van gemaakt. Met de uitdraai in de hand werd er bij de desbetreffende locatie visueel geteld en nagelopen, verplaatst en vervolgens opnieuw geteld en nagelopen. Veranderingen werden in de voorraad genoteerd en op een later tijdstip in het systeem ingevoerd. Inmiddels heeft het bedrijf de Vision-Mobile App voor voorraadbeheer aangeschaft.
Secuur tellen, verplaatsen en nalopen
‘We kunnen de aantallen van onze voorraad nu een stuk secuurder bijhouden. De kas is opgedeeld in een veertigtal vakken, kappen genoemd,’ zegt Van Luenen. ‘Met GroenVision weten we exact welke soorten en aantallen in welk kapnummer op voorraad staan en kunnen we aangeven welke artikelen vrij voor verkoop zijn. In GroenVision zit de mogelijkheid om de voorraad in te delen en te verschuiven. Met de komst van de Vision-Mobile app kunnen we nu makkelijker nieuwe artikelen die in de kas geplaatst worden registreren, artikelen verplaatsen en nalopen.’ Twee van zijn collega’s zijn hier momenteel in gespecialiseerd: een collega uit de doordeweekse ploeg Martijn en scholier/medewerker uit de zaterdagploeg Rik Leensen.
‘Als wij nu stek in de kas uitzetten, noteert Martijn de soorten en aantallen direct in de Vision-Mobile App,’ vertelt Rik. Hij laat op zijn telefoon in Vision-Mobile zien hoe hij een partij trays binnen de voorraad verplaatst. Dat doet hij door een soort en de hoeveelheid uit een kapnummer aan te vinken in de Vision-Mobile App op zijn mobiele telefoon. In de app zet hij de aangevinkte artikelen door naar een ander kapnummer.
Dagen aan tijdswinst
Rik vervolgt: ‘(Locatie)veranderingen van de voorraad vanuit Vision-Mobile worden automatisch doorgevoerd in het GroenVision-softwaresysteem en andersom ook. De aantallen en soorten per kap zijn altijd actueel. Voorheen kostte het tellen en de soortherkenning mij en collega Martijn tijdens drukte pakweg een paar dagen. Nu zijn we soms binnen een paar minuten klaar en tijdens grote drukte binnen een uur.’
Van Luenen knikt. ‘Als er iets nieuws bij wordt gezet of als er uitval is, kan dat ook eenvoudig direct worden vastgelegd via de Vision-Mobile App. Voorheen had een medewerker hier een specialistische taak aan, een tot tweemaal in de week. Wat bovendien handig is, is dat collega Martijn na het weekend direct ziet in de Vision-Mobile App wat er op zaterdag door Rik is verplaatst. Nieuwe artikelen in de voorraad registreren en artikelen verplaatsen wordt appeltje-eitje wanneer de aantallen en soorten in het begin goed zijn ingevoerd.’ Van Luenen vat samen: ‘De Vision-Mobile App verhoogt de betrouwbaarheid binnen het voorraadbeheer in zijn totaliteit enorm.’
Bron: Boom in Business, auteur Karlijn Raats
Groenvision voor kwekerijen is nu plantenpaspoort-proof
Harold Brekelmans (Van Oirschot Tuinplanten) aan het werk met Groenvision.
Groenvision, de Infogroen-software voor de kwekerij, is sinds mei dit jaar aangepast; vanaf 14 december zijn kwekers verplicht om een plantenpaspoort te hebben voor alle planten en bomen. Infogroen is volop aan de slag om alle ruim driehonderd klanten voor te bereiden op de toekomst. Harold Brekelmans van Gebr. Van Oirschot Tuinplanten in Biezenmortel: 'Wij zouden niet meer zonder Groenvision willen.'
Groenvision automatiseert de voorraad, inkoop- en verkoopadministratie. Een koppelling maken naar bijvoorbeeld een webshop behoort tot de opties. Daarnaast biedt de software ook mogelijkheden om verschillende etiketten uit te printen. Voorheen was het mogelijk, met een optionele extra module binnen Groenvision, om plantenpaspoorten te maken die nodig waren voor bijzondere plantensoorten. Door de Europese plantgezondheidsverordening worden alle planten en bomen vanaf 14 december paspoortplichtig. Jan Kastelein van Infogroen, tevens Groenvision-specialist: 'Iedereen moet nu een plantenpaspoort in zijn pakket kunnen maken. Ook heeft bijna iedere gebruiker een etikettenprinter nodig. Die leveren we ook.'
Goedkeuring Naktuinbouw
Infogroen helpt zijn klanten de nieuw te printen etiketten stuk voor stuk aan te bieden aan Naktuinbouw, voor autorisatie. Zo ook bij Gebr. Van Oirschot Tuinplanten uit Biezenmortel, een kwekerij van circa 30 ha oppervlak aan kas, containerveld en volle grond, met een breed assortiment vaste planten, heesters en meerstammige bomen. Harold Brekelmans, een van de tien medewerkers, werkt sinds vorig jaar met Groenvision op het gebied van inkoop en verkoop, zoals afleverbonnen, orderbevestigingen en facturering: 'Er was bij ons al een paspoortvoorbeeld geïnstalleerd voor enkele bijzondere soorten zoals Rhododendron. Groenvision heeft voor het algeheel geldende plantenpaspoort een etikettenvoorstel gedaan op basis van ons bestaande label. Naktuinbouw gaat hier nog naar kijken. Na eventuele kleine aanpassingen gaan we per 14 december met dit plantenpaspoort verder. We kunnen in principe snel omschakelen van het oude naar het nieuwe paspoort.'
Api-koppeling met Varb
Ook nieuw in de Groenvision-software is een Api (application programming interface)-koppeling met vraag-aanbodplatform Varb van Stichting Beurshal. Kastelein: 'Deze volautomatische koppeling zorgt ervoor dat gegevens uit de verschillende systemen worden gesynchroniseerd. Er is dus direct toegang tot alle beschikbare plantennamen en plantenmaten die kwekers aanbieden op Varb. Voorheen had Groenvision ook een uitwisseling met Varb, maar dat werkte via een Excel-bestand dat gebruikers moesten importeren vanuit Varb. Wanneer er nieuwe namen bijkwamen, kregen we voor Groenvision eenmaal in het jaar een update van de Varb-bibliotheek. Nu ontvangt Groenvision alle nieuwigheden meteen. Deze koppeling biedt mogelijkheden tot meer. Zo hebben we op de planning staan om ook andersom een koppeling te maken, dus dat vanuit Varb voorraad inzichtelijk is in Groenvision. Dit doen we ook in samenwerking met Stichting Beurshal.'
Snelle en goede service door Groenvision
Brekelmans beschikt niet over de koppeling met Varb, maar is wel uiterst tevreden over de plantennamenbibliotheek in Groenvision zelf. 'In ons werk moeten we veel plantennamen invoeren, vaak om lijsten vol te maken richting onze klanten, meestal hoveniers. In ons oude softwareprogramma moesten we precies de juiste code invoeren om de juiste plant- of boomsoort te vinden; dat was vaak een hele zoektocht. Nu zoek je op naam. We hoeven slechts een deel van de naam van de soort of cultivar in te tikken, want het systeem geeft onmiddellijk suggesties. Dat werkt een stuk sneller.' Een klant van Van Oirschot reageert op de kwekerijwebsite met 'Het staat al op de kar voordat ik ben uitgestapt'. Door meerdere klanten wordt de service van de kwekerij geroemd. Brekelmans: 'Door hard werken en onze gastvrijheid, maar ook door de uitstekende automatisering kunnen we een hoog serviceniveau leveren. We zouden niet meer zonder Groenvision willen.'
Kastelein onderschrijft het nut van goede automatiseringssoftware: 'Kwekerijproducten hebben diverse afzetsegmenten. Kwekers moeten adequaat antwoord kunnen geven op klantvragen. Maar soms staan planten of bomen ook lang op de kwekerij. Het is dan een kunst om te weten welke soorten je al hebt verkocht en welke nog vrij zijn. Eenvoudig planten- en bomennamen invoeren, zoeken en labelen, zowel voor de logistiek als voor de eindgebruiker, is dan van belang. Hieraan worden in het vervolg dus de plantenpaspoorten toegevoegd. Groenvision zorgt ervoor dat kwekers er zo min mogelijk werk aan hebben om te voldoen aan de Europese verordening.'
’Automatisering geeft meer overzicht en structuur’
Mirjan Dictus
De komst van Mirjan Dictus als mede-onderneemster heeft Boomkwekerij Ronald Dictus een nieuwe impuls gegeven. Naast bos- en haagplantsoen hebben ze de teelt van snijbloemen opgepakt, met een volledig nieuwe klantenkring. Bovendien heeft ze de administratie op een hoger niveau gebracht met het softwareprogramma GroenVision.
Met een frisse blik van buitenaf naar je eigen bedrijf kijken, is niet zo eenvoudig. Daarom is het een voordeel dat Mirjan Dictus ervaring had in een heel andere sector voordat ze samen met haar man Ronald een vof startte. „Ik werkte voorheen bij kartonspecialist Smurfit Kappa. Daar is de productie zeer gestructureerd en vindt louter plaats op afroep van de klant. Totaal anders dan bij een boomkwekerij. Ik hou zelf erg van structuur en overzicht en probeer dat hier ook te bereiken door het beheer van het groen en de debiteuren te automatiseren”, vertelt ze.
Boomkwekerij Ronald Dictus in Zundert kweekt heesters en bos- en haagplantsoen in veel maatsorteringen. „Een breed assortiment. In het najaar schatten we de productie in en maken aan de hand daarvan een voorraadlijst. Pas bij het rooien wordt er echt geteld en weet je precies wat je hebt. De markt is daar op ingesteld”, ziet ze. De afzet vindt veelal via de tussenhandel plaats.
Pioenrozen
Ze houdt zelf erg van bloemen en dat is mede de reden dat ze bij haar komst als mede-onderneemster de teelt van pioenrozen en Eryngium hebben opgepakt. Dat betekent een heel ander soort klanten. „Het gros gaat naar de groothandel, tuincentra en lokale bloemisten die we zelf beleveren. Maar via een bloemenautomaat verkopen we ook rechtstreeks aan consumenten”, vertelt ze.
Publiciteit daarvoor vindt onder andere plaats via Facebook, een medium dat je als ondernemer niet helemaal onder controle hebt: „Op een gegeven moment liep het echt storm. ’Wat heb je gedaan’, vroeg Ronald. Het bericht op Facebook bleek zo vaak gedeeld te zijn, dat we een heel groot publiek bereikten, zonder dat we daar erg in hadden.”
Overzicht houden op een boomkwekerij is al snel een kunst: het assortiment is vaak breed, je hebt het weer en dus de groei niet onder controle en de cultuur in de sector – eerst bestellen, pas later afroepen – maakt dat je een hele berg aan gegevens krijgt. „Voorheen deed mijn schoonmoeder de administratie. Ze gebruikte al een programma van Infogroen. Afleverbonnen en labels werden met de hand geschreven, facturen werden in het programma gemaakt. Mirjan wilde verder automatiseren; op zoek naar een programma met meer mogelijkheden kwam ze uit bij GroenVision One. „We hebben onze wensen met Infogroen besproken. Je moet in het begin echt met het programma leren werken – en ik heb vaak een vergissing gemaakt – maar ze ondersteunen je goed. De helpdesk kan desgewenst op afstand de computer overnemen, zodat ze precies zien wat je doet. Nu heb ik het onder de knie en zorgt het programma voor het gewenste overzicht.”
Gestructureerd werken
De voorraadlijst staat in GroenVision. Zodra er een order binnenkomt, zet ze die in het systeem. Bij een afroep idem dito, en print ze het label dat bij de betreffende partij past. „Vervolgens maak je een verzamelleverbon per afnemer en factureer je met het systeem. Heel handig is dat het systeem ook voor debiteurenbeheer zorgt. Als er niet betaald wordt, krijg je na een tijd een melding. Zo zit je er korter bovenop”, zegt ze. „Bovendien kun je ermee monitoren: bijvoorbeeld de omzet en verkoop vergelijken met de stand van vorig jaar. We hebben nu (begin oktober) al planten verkocht, maar die zijn nog niet afgeroepen. Daarnaast vinden er directe leveringen plaats. Je kunt precies zien hoe dat verloopt in vergelijking met vorig jaar. Zo kun je veel beter sturen, mocht dat nodig zijn.”
Op grond van de Europese Plantgezondheidsverordening zijn de regels voor plantenpaspoorten aangescherpt. Meer producten zijn paspoortplichtig en de lay-out is strikt voorgeschreven. Naktuinbouw heeft de GroenVision labels met de nieuwe lay-out goedgekeurd en die zitten nu gewoon in het systeem. Met een eenmalige aanpassing is dat voor elkaar.
Efficiënter rapen
De komst van GroenVision heeft niet alleen consequenties in het kantoor, maar ook op het veld en in de schuur. Het systeem structureert het werk. „Vroeger gingen ze aan de gang zodra er een afroep kwam. Nu moeten ze wachten op het label en de vrachtbrief. Die moeten er per se bij, anders verlies je het overzicht. Dat is dus even wennen. Maar op den duur verloopt het werk juist efficiënter. Als je voor de voet afroepen klaarmaakt, moet je soms meerdere keren naar hetzelfde perceel rijden. Maar in 80% van de gevallen heb je de afroepen voor de volgende dag al binnen. Als je dan alle labels en vrachtbrieven klaarlegt, kun je efficiënter gaan verzamelen. Je hoeft dan misschien maar één keer naar het perceel.”
Zij gaat nu de vaste medewerkers instrueren om met het systeem te werken, zodat de toegenomen efficiëntie niet louter op haar leunt.
Over softwarebedrijf Infogroen is ze goed te spreken: „Ze komen aan huis om je te trainen en te begeleiden bij de start. Verder heb ik hen langs laten komen om het plantenpaspoort goed in ons systeem te zetten en het seizoen af te sluiten. Zo beginnen we met een schone lei aan het nieuwe seizoen, zonder dat oude voorraad rond blijft zwerven.”
Sneller verkopen door een goed, up-to-date overzicht over de vrije voorraad
Interview met Wilbert van Luenen, Wilbert Stek
GroenVision Office
In 2013 stapte Wilbert van Luenen met zijn stekbedrijf Wilbert Stek over van een Buxus monocultuur naar een teelt met meerdere soorten boomkwekerijproducten. Naast de beoogde risicospreiding leverde hem dit ook interessanter werk op en gedigitaliseerde in- en verkoopprocessen. Hoe dat in zijn werk ging, vertelt hij hier.
Na een aantal jaar voor een snijrozenkweker gewerkt te hebben, startte Wilbert in 2000 met zijn eigen stekbedrijf. In retroperspectief gezien een volstrekt verklaarbare keuze. Wilbert: ‘Ik ben opgegroeid op een varkensboerderij, maar heb eigenlijk niets met varkens. Als kind vond ik het leuk om in de vakanties op de plantenkwekerij van mijn oom te zijn. Het ondernemen zit me klaarblijkelijk ook in mijn bloed. Na mijn tuinbouwstudie ben ik eerst nog in dienst gegaan bij een snijrozenkweker, maar in mijn vrije tijd begon ik al snel met het telen van buitenbloemen, Amaryllis bollen en Buxusstek. Van daaruit was de stap naar een eigen bedrijf niet meer zo groot.’
Groei en specialisatie
Gaandeweg specialiseerde Wilbert zich in de teelt van Buxusstek. Een goede keuze want zijn klantenkring en dus ook de productie groeiden gestaag door. Wilbert: ‘In het begin werkte ik alleen met scholieren, in de jaren die volgden zijn daar steeds meer medewerkers bijgekomen, zoals ook een teeltverantwoordelijke. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer afstand je krijgt van de uitvoering. Ik houd me nu voornamelijk bezig met de inkoop, verkoop, organisatorische vraagstukken en - uiteraard – met de kwaliteit van onze productie. Als ik zondagochtend rustig door mijn kassen loop, kan ik er nog steeds intens van genieten als het gewas er mooi en strak bij staat.’
Uitbreiding assortiment vergroot de complexiteit
Midden in de laatste economische recessie werd de Buxus echter op grote schaal getroffen door een schimmelziekte, Cylindrocladium, en door de inmiddels bekende Buxusrups, waardoor de vraag naar Buxusstek sterk daalde. In reactie daarop breidde Wilbert zijn assortiment uit met ‘Buxus-gerelateerd’ producten zoals Ilex, Euonymus en diverse coniferen. Wilbert: ‘Ik wil me onderscheiden met goede kwaliteit en goede service; in mijn optiek moeten de details altijd kloppen. Als je overstapt van een monocultuur naar een breder assortiment is dat vanuit dat perspectief gezien een hele omschakeling: het vergt veel van jezelf en je medewerkers. Alles verandert: de werkprocessen worden complexer, de planning wordt ingewikkelder, de mensen in je team moeten qua kennis en vaardigheden meegenomen worden, je krijgt te maken met samengestelde orders, je krijgt meer klanten en ga zo maar door.’
Nieuwe, geborgde werkprocessen
Wilbert concentreerde zich eerst op het borgen van de nieuwe werkprocessen rondom de teelt, de productie en het uitleveren van de orders en pas daarna op het efficiënter maken van de in– en verkoopprocessen. Wilbert: ‘Heel eerlijk? We hadden alles in een Excel-bestand staan: van de voorraad tot de verkooporders. Het werkte wel nauwkeurig, maar het was ook zeer intensief, temeer omdat we veel meer kleinere, samengestelde partijen verkochten dan voorheen. Ik wilde meer snelheid en moest daarvoor gaan automatiseren.’
Wilbert koos voor GroenVision van INFOGROEN. Wilbert: ‘Mijn gevoel bij INFOGROEN was goed en het programma GroenVision is compleet: ik kan hierin alle stappen in mijn inkoop- en verkoopproces verwerken: van voorraadbeheer tot facturatie. Ik heb daarnaast gekozen voor de huurversie (cloudversie) van het programma. We zijn te klein om het maken van eigen back-ups goed en veilig te organiseren, bovendien werken we via de cloud altijd in de laatste, geüpdatet versie van het programma. Dat geeft mij rust.’
Je krijgt eruit wat je erin stopt
‘De begeleiding van INFOGROEN tijdens en ook na de implementatie van het programma is echt top. Een medewerker van INFOGROEN kwam hier twee dagen op kantoor om alles stap voor stap aan ons uit te leggen. En als ik ze bel met een vraag, word ik direct geholpen. INFOGROEN denkt echt met ons mee over wat de beste oplossing is voor ons werkproces.’ Maar alleen met goede begeleiding kom je er niet, is Wilberts ervaring. Wilbert: ‘Automatiseren is net als ondernemen: je moet er zelf tijd en energie in stoppen om er het maximale uit te halen voor jouw bedrijf. Ik had dat vooraf eigenlijk een beetje onderschat.’
Stap voor stap
Met die ervaring op zak besloot Wilbert om GroenVision stap voor stap in gebruik te nemen: eerst de verkoop en daarna de orderverwerking en de facturatie. Wilbert: ‘Ik merk nu al dat GroenVision mij tijd bespaart: ik hoef klant- en voorraadgegevens nog maar één keer in te voeren, heb een goed, up-to-date overzicht over de vrije voorraad en kan daardoor sneller verkopen. Ook verloopt de juiste administratieve verwerking van orders sneller en nauwkeuriger: via mobiele fustregistratie wordt bij binnenkomst in de loods bijvoorbeeld het denensaldi automatisch bijgehouden. Dat alleen al scheelt veel geld en tijd.’
En tijdwinst is een groot goed in een bedrijf waar het eigenlijk nooit rustig is. In de maanden juli tot en met januari is het bij Wilbert Stek toptijd in de productie van de stekken, terwijl in de maanden maart tot en met juni bijna alle orders uitgeleverd moeten worden aan kwekers in heel Europa. Wilbert: ‘Ondanks die drukte en hectiek is ons werk na de assortimentsuitbreiding alleen maar meer divers en dus interessanter geworden. De kunst is nu om het assortiment niet te breed te maken en alleen producten eraan toe te voegen die qua teelt bij ons proces passen en in de afzet gewild zijn. En dat vind ik nou juist een mooie uitdaging.’
JamieStoffelsFotografie
