Veel meer zicht en nauwkeurigheid met passende software
Interview met Jan-Gerrit Dekker en Dennis de Jong, ROVA Holding
Interview met Jan-Gerrit Dekker en Dennis de Jong, ROVA Holding
GroenVision Enterprise
Met de introductie van het softwareprogramma GroenVision van Infogroen heeft publieke dienstverlener Rova in Zwolle behoorlijke slagen gemaakt in de organisatie. Het enthousiasme is dan ook groot. ’We hebben nu software in huis die ons helpt een excellente operatie te voeren.’
Was Rova van oorsprong een publieke afvalinzamelaar, nu is dit bedrijf een publieke dienstverlener, die vanuit drie regiokantoren het afval inzamelt van eenentwintig opdrachtgevende gemeentes, die tevens aandeelhouder zijn. In enkele gemeentes is men ook verantwoordelijk voor reinigingstaken, zoals de veegdienst en de winterdienst. Deze kerntaken zijn uitgebreid met groenvoorziening, sinds 2011 voor Winterswijk en sinds 2012 voor de gemeente Zwolle. Van beide gemeenten is de gehele buitendienst overgenomen. Rova werkt samen met het sociale werkvoorzieningsschap in zowel Zwolle als Winterswijk.
Hetzelfde kwaliteitsniveau tegen lagere kosten
Gemeentes richten zich steeds meer op hun kerntaken. De afvalinzameling namen ze allang niet meer zelf voor hun rekening, en ook de groenvoorziening wordt nu veelvuldig uit handen gegeven. ‘Als ze dit soort taken niet meer zelf doen, zie je dat er baten zijn te behalen’, meent IT-manager Dennis de Jong. ‘Doordat wij een logistieke bril dragen, hebben we heel veel kunnen optimaliseren. We doen hetzelfde werk met minder inspanningen. Er is een vaste groep van 350 mensen bij ons werkzaam en daaromheen is er een flexibele schil van derden. We bieden de gemeente hetzelfde kwaliteitsniveau, maar dan tegen lagere kosten. En dit komt uiteindelijk weer ten goede aan de samenleving.’
Zoektocht naar passende software
In 2012, toen Rova de medewerkers van de afdeling Uitvoering van de gemeente Zwolle erbij kreeg, werd geconstateerd dat er eigenlijk geen software was voor de organisatie van het werk. In de tweede helft van dat jaar werd dan ook gezocht naar passende software. Dat resulteerde uiteindelijk in het programma GroenVision van Infogroen. ‘Wij waren daarvoor al wat aan het pionieren’, vertelt Jan-Gerrit Dekker, sinds 2012 werkvoorbereider Groen bij Rova. ‘De voorman vulde buiten op zijn computer al wekelijks zijn uren in en deze info werd bij ons op de afdeling verzameld. Wij hadden een koppeling gemaakt met met zijn urenaantal, maar dat was nog allemaal in Excel; deze digitalisering stond nog in de kinderschoenen. We werken nu twee jaar met GroenVision en merken dat we alles veel meer onder controle hebben; je kunt veel meer zien. Het werkt dus goed. Nu moet de begroting van volgend jaar weer worden opgemaakt. Je haalt de gegevens van voorgaande jaren erbij en je kunt in één oogopslag zien hoever je bent.’
Verhouding realisatie tot begroting
GroenVision is een compleet softwareprogramma, gebaseerd op wensen en ervaringen van hoveniers, groenvoorzieners en kwekers. Het programma maakt geïntegreerd, eenvoudig en mobiel werken mogelijk voor de groensector en garandeert een betere bedrijfsvoering met als gevolg rendementsverbetering. Dekker: ‘We kunnen nu precies zien hoe de realisatie zich verhoudt tot de begroting. Op afwijkingen kunnen we sturen. De voorman in de buitendienst voert de uren in. Wij controleren wekelijks op woensdag of de voorman alle uren heeft ingevuld. Er zit weleens één of twee uur verschil in en dan bellen we even.’ De Jong vult aan: ‘De gemaakte begrotingen zijn gebaseerd op door ons gecreëerde kengetallen. De begrotingen die je hebt weggezet, kun je dan weer gebruiken als referentie voor je realisatie. Het management en de voormannen sturen daarop. Uiteindelijk worden deze cijfers gebruikt om de organisatie te verbeteren, of om bij te sturen als je ergens uren tekortkomt die je ergens anders weer vandaan moet halen. Dat is een dialoog enerzijds, maar ook inzicht in de registratie anderzijds.’
Nauwkeurige calculaties
Voorheen was er veel gebaseerd op nattevingerwerk en werd er gekeken naar het voorgaande jaar. Nu zijn er met dit programma heel nauwkeurige calculaties te maken. ‘Nu kunnen we een heel mooi bestek in de markt zetten’, legt Dekker uit, ‘en we weten ook wat de markt als aanbod teruglegt, of dat dan een scherp aanbod is of niet. In het verleden ontbrak het daar weleens aan. Door het pakket is het ook gemakkelijk om goed om te gaan met verschillen in de wijken. Van het werk in de dienstverlening gaat maandelijks een factuur naar de gemeente Zwolle, maar incidenteel doen we ook werk dat afgerekend wordt op basis van inzet of een offerte. In dit programma kunnen we tevens facturen maken. Voorheen moesten we eerst een opzetje maken, waarna de collega van de afdeling Financiën de factuur verder moest opmaken. Maar dat was niet handig, want die belde dan wel drie keer omdat niet alles duidelijk was. Nu hebben we het zelf in de hand.’
Dossiermanagement
Ook leent dit programma zich prima voor dossiermanagement. De Jong: ‘We leggen hiermee vast welke correspondentie er is geweest met de verscheidene klanten en opdrachtgevers. Dan zie je alles bij elkaar. Er zit een duidelijke scheiding tussen de werkvoorbereiding en de daadwerkelijke uitvoering van het werk. De voorbereiding is faciliterend: zorgen dat het werk goed is voorbereid. We hebben ervoor gekozen om zo weinig mogelijk mensen in het veld met administratieve lasten op te zadelen. Die mensen moeten de handen uit de mouwen steken. De voorman moet echter zorgen dat hij binnen de begroting blijft.’ GroenVision kan ook worden gebruikt voor het maken van een jaarplanning. Dekker: ‘We onderhouden het groen; daaraan zijn productbladen aan gekoppeld waarin staat beschreven wat de gemeente van ons verwacht. Daaraan gekoppeld hebben wij in GroenVision de calculatie en de planning ingericht. Bijvoorbeeld: het gazon maaien begint in april en duurt tot november, dus de buitendienstmedewerkers moet ik in die maanden met een bepaalde frequentie inplannen om de gazons te maaien. Zo hebben we een jaarplanning gecreëerd, die we weer omzetten in maandplanningen. Dan kun je op voorhand al zien: ik heb zoveel eigen mensen; hoeveel heb ik er daarnaast nog nodig? We kunnen nu veel gemakkelijker schakelen wat betreft inhuur en personeelsuitwisseling tussen teams.’ De Jong: ‘We maken bewust geen planning op dagbasis, want dat gaat niet in het groen. De teams zijn vrij groot, maar je kunt ook niet zeggen wat je overmorgen of volgende week gaat doen. Want gaat het regenen of schijnt de zon?’
Meer zichtbaar
In het verleden liep de inhuur van derden nog wel eens te lang door, omdat er een bepaald aantal uren was begroot. Maar nu, in de ontwerpplanning, is de inhuur exact te zien. Soms is er een piek, soms een dal en dan wordt er bekeken hoe je dit kunt nivelleren. Dekker: ‘Zo ontstaat er veel meer rust in de organisatie. Er is meer transparantie. Voorheen was het moeilijk om bij je managers te verantwoorden wat je nu eigenlijk had gedaan en hoe het er precies voorstond; dat gaat nu veel beter. Alles is veel meer zichtbaar; de calculatie en de nacalculatie geven een duidelijk beeld.’ ‘Het programma heeft ons veel goeds gebracht’, voegt De Jong eraan toe.
Visueel versterken
GroenVision dekt echter nog niet alle behoeftes op het gebied van BOR. De Jong: ‘Er is geen directe link met het kaartmateriaal dat de gemeente beheert. Terwijl dit kaartmateriaal wel de brongegevens van ons werk bevat, zoals vierkante meters gras en strekkende meters haag. De tweede slag die wij willen maken, is een betere uitnutting van en toegang tot het digitale materiaal van de gemeente. Om dingen visueel sterk te maken of om areaaldetails te vergaren, moeten we nog bij de gemeente aankloppen. Misschien gaan we toe naar de situatie dat je op de kaart precies ziet hoeveel je al hebt gemaaid en geschoffeld. Wat dat betreft liggen er nog veel kansen voor digitalisering. Dit is voor ons ook nog een zoektocht, maar die gaan we samen met de gemeente Zwolle doen. De gemeente is eigenaar van de kaart en de objecten in het groen, maar wij zijn wel gebruiker en afnemer.’
HelixCAD
Wel maakt Rova nu ook gebruik van HelixCAD, waarmee CAD-tekeningen kunnen worden gemaakt. Dekker: ‘Hiermee kun je bijvoorbeeld een aanleg visualiseren. Als je een bestek in de markt zet, wil je ook graag een tekening erbij leveren. Het gebruik van dit programma staat bij ons nog in de kinderschoenen; nu draaien wij nog tekeningen uit in het gemeentesysteem en zetten we er met pen of potlood op wat er gebeuren moet. Met HelixCAD is dat straks veel makkelijker, wanneer wij de tekeningen van de gemeente Zwolle erin kunnen laden en zelf digitaal kunnen aanvullen en bewerken.’
Vergaande autorisaties en inzicht
Interview met Erik van de Beld, Tomingroep BV
GroenVision Enterprise
IBOR is de groendivisie van de Tomingroep, een sociaal werkvoorzieningbedrijf in Hilversum dat werkgelegenheid biedt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De divisie IBOR biedt een breed dienstenpakket aan gemeenten, bedrijven en particulieren. Van tuinaanleg en plantsoenonderhoud tot gladheidbestrijding. Het leveren van een marktconforme kwaliteit en het opleiden en begeleiden van de mensen staan daarin voorop. Hoofd bedrijfsbureau Erik van de Beld vertelt.
Meer dan een gemiddeld SW-bedrijf
Ongeveer 50% van de 350 werknemers van de divisie IBOR zijn mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daar liggen veel verschillende redenen aan ten grondslag. Erik: ‘We hebben collega’s met een lichamelijke of verstandelijke beperking, maar er werken hier bijvoorbeeld ook ex-gedetineerden en mensen die langdurig werkeloos zijn geweest.’ Het doel is om mensen op te leiden, te begeleiden en door te laten stromen naar de reguliere arbeidsmarkt. De divisie IBOR hanteert verschillende methoden om dat doel te bereiken. Zo krijgen alle medewerkers een praktijkgerichte basisopleiding en beschikt het bedrijf over een eigen leerwerkcentrum.
Erik: ‘Wij zijn een echt ‘mensontwikkelbedrijf’ en stimuleren medewerkers om het beste uit zichzelf te halen. Schoffelen is niet het enige werk dat ze bij ons kunnen doen. In dat opzicht is Tomingroep meer dan een gemiddeld SW-bedrijf. Het gebeurt regelmatig dat collega’s hier werkervaring opdoen en vervolgens doorstromen naar een baan buiten ons bedrijf.’
Volwaardige partner
De divisie IBOR kan zijn medewerkers groeiperspectief bieden omdat het bedrijf zich in de markt als een volwaardig en kwalitatief goede groenvoorziener profileert en een breed dienstenpakket aanbiedt aan een zeer brede klantengroep. ‘Wij werken samen met elf gemeenten in de regio. Daarvoor verzorgen we het integraal beheer van de openbare ruimte. Groen en grijs. We onderhouden plantsoenen, sportvelden en wegen en plaatsen bijvoorbeeld omleidingborden bij evenementen. Onze gemeentelijke opdrachten verkrijgen we voornamelijk uit aanbestedingstrajecten. We worden – net als alle andere marktpartijen – beoordeeld op een marktconforme prijs, output en geleverde kwaliteit.’ Naast gemeenten heeft IBOR nog zo’n tweehonderd zakelijke en particuliere klanten. ‘We werken bijvoorbeeld voor de EO, bedrijventerreinen en VVE’s. Sinds kort onderhouden we voor Natuurmonumenten een aantal grote landgoederen.’
Achttien keer retourtje Barcelona
‘Zeven jaar geleden zijn we begonnen met een winterdienst die de gladheidbestrijding voor een aantal gemeenten verzorgt. Inmiddels hebben we achttien strooiwagens en werken we samen met een aantal onderaannemers.’ De winterdienst is voor de divisie IBOR een goede manier om het werkaanbod in de winter op peil te houden. ‘Vorig jaar hebben we alleen al in Hilversum het equivalent van achttien keer een retourtje Barcelona gestrooid. Dat levert ook weer extra werkgelegenheid op.’
De divisie IBOR bestaat uit twee aparte bedrijven. ‘In 2006 hebben we de buitendienst voor het beheer van de openbare ruimte in Hilversum van de gemeente overgenomen. Die werkzaamheden en betrokken medewerkers vallen onder ons bedrijf Stads Beheer Service. Alle overige werkzaamheden voeren we uit onder de naam Tomin Groenvoorziening.’ Beide bedrijven worden aangestuurd door één kernteam waarvan Erik ook deel uitmaakt. ‘We zijn een efficiënt bedrijf met korte lijnen en kunnen daarom snel inspelen op in- en externe ontwikkelingen.’
Inzicht tot in 3e dimensie
‘Om dat te kunnen, moeten we inzicht hebben in onze bedrijfsgegevens. Sinds we met GroenVision Enterprise van INFOGROEN werken, hebben we dat inzicht tot in de 3e dimensie. We kunnen bijvoorbeeld tot op activiteitenniveau zien hoeveel uren er ingezet zijn.’ Voor de overstap naar GroenVision werkte IBOR ruim twintig jaar met Foxpro, de voorganger van GroenVision. ‘Wat toen al opviel, en nooit veranderd is, is dat INFOGROEN snel en adequaat reageert op verzoeken van klanten. Meestal zien we onze wensen in de update van het programma terug.’
Op basis van die goede samenwerking, durfde Tomingroep het met de divisie IBOR aan om als een van de eerste SWbedrijven over te stappen op GroenVision. ‘We wisten dat het programma nog verbeterd kon worden, maar zagen daarin ook kansen om invloed uit te oefenen op de uiteindelijke inrichting ervan.’ Inmiddels is GroenVision niet meer weg te denken uit de organisatie. ‘GroenVision is het centrale informatiesysteem voor zowel het management als de projectleiders en uitvoerders. Per project en per klant is alle relevante informatie in GroenVision terug te vinden. Van kosten en ureninzet tot en met getekende opdrachten en bijvoorbeeld milieuplannen.’
Voor een bedrijfsvoering met meerdere bedrijven vindt Erik GroenVision Enterprise een uitkomst. ‘Beide bedrijven hebben hun eigen dataomgeving. Het switchen tussen die twee is heel makkelijk en we kunnen per functie eenvoudig instellen tot welke informatie iemand toegang heeft. Ook daarom zijn we heel blij met GroenVision.’
GroenVision Enterprise: een uitkomst voor een bedrijfsvoering met meerdere BV’s
Interview met Maarten Vroklage, Copijn
GroenVision Enterprise
Copijn staat voor een eigenzinnig ontwerpbureau, ervaren boomspecialisten en bijzondere gerealiseerde groenprojecten. Dat maakt dit Utrechtse bedrijf uniek in Nederland. Maarten Vroklage, bedrijfsleider Copijn Boomspecialisten, vertelt welke keuzes het bedrijf in deze tijden maakt.
Copijn bestaat uit drie bedrijfsonderdelen: Copijn Tuin- en Landschapsarchitecten, Copijn Boomspecialisten en Copijn Groenaanleg en beheer. ‘Het zijn afzonderlijke bedrijfs-onderdelen met een eigen omzet- en winstverant-woordelijkheid. In de praktijk delen we vak- en marktkennis met elkaar en werken we regelmatig samen aan projecten. Als een opdrachtgever dat wil, kan hij bij ons terecht voor alles wat met groen te maken heeft. Van ontwerp tot en met de uitvoering en beheer.’
Boomspecialisatie
De oorsprong van het bedrijf ligt in het bedrijfsonderdeel boomspecialisten, waarmee Copijn zich met name onderscheidt van concullega’s. ‘Onze oprichter Jørn Copijn was in 1965 de eerste professionele boomchirurg in Nederland. Hij heeft dit vakgebied ontwikkeld en op de kaart gezet.’ Anno 2012 werken bij Copijn zeventien boomprofessionals. De meesten zijn EAC gecertificeerde Tree Technicians en Treeworkers. Daardoor kan Copijn Boomspecialisten topkwaliteit en kennis op dit vakgebied leveren. ‘Onze kennis wordt in veel verschillende situaties ingeroepen. Bijvoorbeeld bij zieke bomen. Of bij bomen die door nieuwbouw in hun voortbestaan bedreigd worden of een gevaar voor de omgeving zijn geworden. Onze boomadviseurs geven dan advies welke maatregelen nodig zijn. Onze boomverzorgers kunnen die maatregelen vervolgens uitvoeren. In sommige gevallen worden bomen verplant.’
Duurzaamheid
‘We beoordelen de bomen visueel in de context van hun omgeving. Daarnaast maken we gebruik van diverse onderzoekstechnieken zoals de Picusmethode, waarmee we een scan van de boomstam maken.’ Het primaire doel is om bomen duurzaam te kunnen behouden. Maar niet ten koste van alles. ‘We wegen de boomsituatie, de wens van de eigenaar en het maatschappelijk belang met elkaar af. Als het beter is om te kappen, dan adviseren we dat ook.’
Volgens Maarten Vroklage is het belangrijk om met zorg en beleid om te gaan met onze bomenpopulatie. ‘Bomen staan symbool voor een duurzame toekomst. De meeste bomen staan hier nog als wijzelf allang verdwenen zijn. Steeds meer particulieren, bedrijven en overheden zien dit gelukkig in. Het is zorgelijk dat - ondanks dat besef - overheden vanuit financieel oogpunt toch vaak kiezen voor de goedkopere kortetermijnoplossing.’
Kwaliteit, innovatie en investeren in relaties
‘We hebben gekozen om onze focus te leggen op bijzondere groenprojecten en niet mee te doen met grote aanbestedingen zoals het snoeien van 20.000 bomen. In deze projecten kunnen we ons niet onderscheiden als kwaliteitsbedrijf. Onze totale bedrijfsvoering is gericht op het uitvoeren van ‘projecten op maat’ waarin wij meerwaarde kunnen creëren. Daarvan wijken we ook nu niet af.’
Voorbeelden van projecten van Copijn zijn het ontwerp van de Rijksmuseumtuin, het beplantingsplan van de Floriade 2012 en de Copijn Wonderwall®. ‘De Copijn Wonderwall® is een door ons ontwikkelde techniek waarmee verticale oppervlakten beplant kunnen worden. Hiermee kunnen kantoor- en openbare ruimte groener aangekleed worden.’ De Copijn Wonderwall® is een succes. Het brengt Copijn tot ver over de grenzen van Nederland. ‘Komend najaar leggen we dit systeem aan op een universiteit in IJsland en volgend voorjaar plaatsen we een aantal groene wanden in Moskou.’
Het vergroten van de afzetmarkt helpt om de risico’s te spreiden. Daarnaast wordt marktbewerking belangrijker. ‘De tijd dat het werk aan kwam waaien, ligt achter ons. We profileren ons nu nog nadrukkelijker als kennisbedrijf en besteden meer tijd aan het vergroten van ons netwerk en het verdiepen van de contacten met onze klanten.’
Autorisatie en inzicht
Daarbij is goede automatisering onontbeerlijk. ‘Tot eind 2011 werkten wij met eigen software, dat niet meer voldeed aan onze wensen. We kozen ervoor over te stappen op GroenVision van INFOGROEN. GroenVision ondersteunt ons in de kwaliteit die wij willen leveren. Wat we geautomatiseerd willen hebben, zit er ook in.'
Copijn werkt met GroenVision Enterprise. Voor een bedrijfs-voering met meerdere BV’s een uitkomst vindt Maarten Vroklage. ‘We kunnen per persoon en per bedrijfsonderdeel instellen welke informatie inzichtelijk is. De directie heeft inzicht in de totaalresultaten en de resultaten van de individuele bedrijfsonderdelen.
Op dit moment worden alle projecten volledig beheerd vanuit GroenVision. ‘Voorheen had ik onvoldoende inzicht in wat er buiten bij de klant gebeurde. Met GroenVision heb ik dat wel. Ik weet hoeveel uren en welke materialen besteed zijn, hoe ver het project gevorderd is en of er sprake is van meerwerk of afwijkende afspraken. Om nog meer inzicht te krijgen willen we mobiel gaan werken met PDA’s en de module PlanVision implementeren.'
Inzicht dat Copijn helpt om ook in economisch moeilijke tijden te presteren. 'Net zoals bomen dat kunnen. Bomen dwingen respect af met hun omvang en de prestaties die ze leveren. Ze hebben soms niet veel nodig om te groeien. Kijk maar eens naar de bomen langs de grachten in Utrecht. Die zijn bijna geworteld in steen.'
Bedrijfsexpansie vraagt om een goede softwareleverancier
Interview met Rabiye Basoglu, Hans Heijligers en Erik Gouw, Irado
GroenVision Professional
Irado zet zich dagelijks in voor een schone en verzorgde leefomgeving. Met 280 vaste medewerkers verzorgt zij echt álle facetten van de buitenruimte. Irado verzamelt particulier- en bedrijfsafval en verzorgt het onderhoud van de openbare ruimte waaronder het openbaar groen. De veelzijdigheid aan diensten vraagt ook administratief veel van de medewerkers en daarom is een goed functioneel beheersysteem noodzakelijk. Zo gemakkelijk en geautomatiseerd mogelijk. Erik Gouw, Hans Heijligers en Rabiye Basoglu van Irado vertellen enthousiast over GroenVision en het implementatietraject.
Sterke groei BOR
Erik, werkzaam als Facilitair manager bij Irado sinds 2005 met o.a. als taak ICT- en informatiemanagement, vertelt: “Irado bestaat in deze vorm sinds 2000 en is het uitvoeringsorgaan voor de gemeenten Schiedam, Vlaardingen en Rozenburg. Hiervoor verzorgen wij het afvalbeheer en het beheer van de openbare ruimte. BOR (Beheer Openbare Ruimte) is erbij gekomen in 2008 en is sindsdien sterk gegroeid met een waaier aan disciplines. Denk maar aan groenaanleg en –onderhoud, gladheidsbestrijding,
onderhoud van straatmeubilair en speeltoestellen, specialistisch reinigen, plaagdierbeheersing, het dagelijks beheer van bruggen en gemalen en zoveel meer. Daarnaast streven
we naar meer werkgelegenheid, afvalreductie en duurzaam ondernemen in de gemeenten waar we werkzaam zijn.” Buiten de vaste medewerkers biedt Irado 41 detacheringsplaatsen voor mensen met een sw-indicatie, 50 leerwerktraject plaatsen en dagelijkse inhuur afhankelijk van de periode.
Moderne technologie
De diensten die Irado biedt bepalen mede dat het bedrijf mee moet met de moderne technologie. De chauffeursploeg van de afvalophaaldienst beschikt over 25 tablets waarmee zij hun eigen route kunnen bepalen. Rabiye, werkzaam bij Irado sinds 2011 en sinds kort in de nieuwe functie van functioneel beheerder gaat verder; “Dit is een groot succes. Door de tablets hoeven chauffeurs niet meer te zoeken naar adressen, hebben een duidelijk inzicht van de dag voorraad en kunnen zelf bijsturen bij wijzigingen.” Volgens Erik moet je wel opletten dat je de grenzen in automatisering bewaakt: “Het moet mensenwerk blijven in combinatie met automatisering. Je wilt niet dat mensen vervreemden van het werk en het robotwerk wordt.” Erik denkt en hoopt dat men bij BOR ook open staat voor meer automatisering in het werkveld via een applicatie op de tablet of smartphone.
Maar, vertelt Erik: “BOR is erg breed en je moet je dan ook continu afvragen of het voor die discipline wel wat oplevert. Wat is maatwerk en is het de investering waard.”
Schaalbaar
Irado wenst in de toekomst meer gemeenten te bedienen. Erik: “Dit gaat dan ook weer hand-inhand met digitalisering. De software die je hebt moet naar de toekomst toe schaalbaar zijn. Daarbij heeft een softwareleverancier die kan koppelen met het bestaande ICT-landschap de voorkeur. Het is heel belangrijk om een weloverwogen keuze te
maken voor je met een softwarepartij in zee gaat.” De software die Irado had richtte zich op de afvalinzameling, BOR kon daar weinig mee. En zo begon de zoektocht naar een softwareprogramma voor BOR. Erik kreeg hierbij veel advies van Hans. Hans was vroeger als hoofd bedrijfsbureau groen verantwoordelijk voor verschillende automatiseringsimplementaties, waaronder FoxPro van INFOGROEN, en werkt sinds 2009 bij Irado. Hij was, door zijn ervaring en functie teammanager groen en straatreiniging,
aangewezen als de projectleider voor de implementatie van de nieuwe groen software bij Irado. “Hier wil ik wel graag duidelijk over zijn” benadrukt Erik, “De keuze voor een leverancier was geen vanzelfsprekendheid. De selectieprocedure verliep zeer formeel. We begonnen met een grote voorselectie waar we keken of het softwarepakket
voldeed aan de wensen, eisen en visie. Vervolgens mocht de shortlist van leveranciers zich inschrijven op het bestek. INFOGROEN kwam hier uiteindelijk met het pakket GroenVision als beste uit de bus qua prijs en kwaliteit.”
In 3 maanden operationeel
De implementatie van de nieuwe software gaat natuurlijk niet vanzelf. Erik geeft aan dat hij erg blij is met de ervaring van Hans: “Ik persoonlijk vond het wel een grote uitdaging: een implementatietraject van 3 maanden! Maar door de voorgeschiedenis van Hans en omdat iedereen, zowel Irado als INFOGROEN, er de schouders heeft onder gezet
om de deadline van 1 januari te halen is het ons gelukt!” Rabiye heeft het implementatietraject niet meegemaakt maar zij haalt de achterstand snel in. Haar collega Hans geeft aan: “Tuurlijk, tijdens een implementatie leer je heel veel, maar het pakket leent zich ertoe om het snel onder de knie te krijgen. GroenVision is een heel eenvoudig pakket:
als je nuchter denkt en het niet te moeilijk maakt kom je al een heel eind.” Rabiye vult aan: “Het feit dat één pakket alle onderdelen samenvoegt, met dezelfde uitstraling en opbouw helpt natuurlijk.” “ Plus ermee aan de slag gaan,” daar leer je echt van volgens Hans: “We hadden een testruimte ingericht, zodat men de e-learning rustig kon
doorlopen. Het is toch leuker om zelf te doen dan alleen maar uitleg te krijgen. Tijdens de begeleidingsdagen op de werkplek werden de puntjes op de i gezet.”
Van maatwerk naar standaard software
Niet alleen BOR kwam aan de beurt voor de automatiseringsslag. Erik geeft aan: “We willen het hele ICT-landschap herzien: een ommezwaai maken van maat- naar standaardprogramma’s. GroenVision is er daar dus één van. Zo is ook het afval overgegaan naar een standaard programma en volgend jaar moet de boekhouding volgen.” Bij Irado is bewust gekozen om de bedrijfsautomatisering stapsgewijs op te pakken om chaos te vermijden. Er is tijdens het traject ook gebruik gemaakt van key users. Dit
zijn medewerkers die met het programma gingen werken en met hun enthousiasme anderen aanstaken om ook actief aan de slag te gaan met de software. Deze key users spelen een grote rol in de implementatietrajecten. Erik legt uit: “Naast de technische implementatie moeten ook de medewerkers het nieuwe pakket gaan accepteren. Je
doet het toch voor de gebruikers hè.”
Op orde
Zowel Rabiye, Hans als Erik zijn erg blij met GroenVision. Hans legt uit: “Voorheen gebeurde alles via Excel, kennis zat bij mensen in het hoofd en externe documenten werden bewaard in e-mail inboxen. Dit is nu verleden tijd. Nu maken we calculaties, verzorgen de planning, boeken machines en regelen de projectadministratie in GroenVision.
Het e-mailverkeer wordt opgeslagen onder de relatie en externe documenten en andere communicatie kunnen onder het betreffende project worden opgeslagen.” Administratief op orde zijn is bij een bedrijf van deze omvang natuurlijk zeer belangrijk. Erik gaat verder: “GroenVision is zeker een aanrader.” En alle drie vertellen dat zij zeer tevreden zijn
over INFOGROEN als softwareleverancier. Hans: “Natuurlijk zijn er verbeterpunten, maar het is een zeer transparant bedrijf en het contact dat we hebben is super.”
We investeren liever in buitenmensen dan in kantoorpersoneel
Interview met Maarten, Jan-Willem en Hans van Raaij, Van Raaij Groenverzorging
GroenVision Professional
Een fulltime bezetting van drie man, administratieve ondersteuning en een stagiair: dat is zo’n beetje alle mankracht van Van Raaij Groenverzorging op kantoor. Dit staat in contrast met het grote aantal mensen dat buiten aan het werk is.
De grote, lege loods is een stille getuige van alle medewerkers die op pad zijn. ‘Als je hier aan het einde van de dag terugkomt, staat het praktisch vol’, vertelt Maarten van Raaij. Zijn vader, Hans van Raaij, begon in 1990 met het bedrijf. Inmiddels werkt het bedrijf met 60 à 65 man en legt het zich in grote mate toe op de aanleg en het onderhoud van openbare groenvoorziening, groen bij zorginstellingen en bedrijfstuinen. Daarnaast horen sportveldonderhoud, boomverzorging, specialistisch onderhoud en – in iets mindere mate –het onderhoud van particuliere tuinen bij de werkzaamheden. De aannemer is verantwoordelijk voor het groenonderhoud in onder andere delen van Berg en Dal, de gemeenten Druten en Beuningen; bij deze laatste gaat het om een integraal contract voor de gehele gemeente.
Sinds 2015 staan ook broers Maarten en Jan-Willem aan het roer, met het oog op een toekomstige bedrijfsovername. Overigens werkten de mannen al voor die tijd in het bedrijf mee. De oudste broer, Jan-Willem, houdt zich bezig met alles rond de uitvoering; de planning, aansturing, toezicht op de uitvoering en de oplevering. Maarten doet alles eromheen, van acquisitie, het maken van offertes en aanbestedingen, het personeelsbeleid, tot aan de facturatie. Hans neemt de rol van adviseur op zich en springt bij waar nodig.
Digitalisering
Vrijwel alle documentatie en een deel van de communicatie binnen het bedrijf verloopt digitaal. Al rond 1992 werd gekozen voor een automatiseringspakket van Infogroen. ‘Daar waren we inderdaad vroeg mee’, vertelt Hans. ‘Ik heb destijds meerdere aanbieders met elkaar vergeleken, maar koos voor Infogroen omdat dat de enige was die echt op de groensector gericht was en hier ook over kon praten. Andere leveranciers moesten hun pakket eerst op ons aanpassen.’
Het bedrijf probeert het bewust zo rustig mogelijk te houden op het kantoor. ‘In plaats van in mensen te investeren, kozen we ervoor een pakket aan te schaffen dat werk uit handen neemt. Nu denken we daar nog steeds zo over. We krijgen 24 uur per week ondersteuning in de administratie; verder doen we alles zelf.’
‘In 1992 hadden we natuurlijk een beperkt pakket. Als je dat vergelijkt met het pakket van nu, is dat een verschil van dag en nacht. Met de jaren is het uitgebreid.’ Tegenwoordig maakt het bedrijf voor bijna alle denkbare bedrijfsfacetten gebruik van GroenVision van Infogroen. Maarten: ‘Eigenlijk hebben we alles verpakt in software. Daar hangt ook het crm en de calculatie aan en ook de boekhouding is geïntegreerd. Verder hebben we bijvoorbeeld een personeelsmodule, een module projectregistratie en een module voor materieelbeheer.’
Projectregistratie
Als voorbeeld licht Maarten het projectenpakket toe. ‘Daarin kunnen we de planning en voortgang van projecten bijhouden. Voorheen printten we de werkopdrachten uit, gaven die aan de medewerkers mee. Zij vulden de formulieren in en brachten ze terug naar kantoor, waar ze vervolgens ingeboekt, gecontroleerd en geaccordeerd werden. We hebben wel ooit iemand in dienst gehad die dit werk voor ons deed; nu gaat het allemaal automatisch. Bijna iedere ploeg heeft een iPad mee met daarop de geïntegreerde mobiele urenregistratie. Dat alles scheelt toch een hoop handelingen. Waar je eerst alles handmatig moest invoeren en ook nog eens ergens moest opbergen, hoeft het nu alleen gecontroleerd en geaccordeerd te worden.’
Een andere efficiëntieslag is het factureren, dat vier jaar geleden nog met de hand gebeurde. ‘Met de software komt de factuur in beeld en kun je hem zo verzenden per e-mail. Als er nog brieven per post binnenkomen, dan worden die gescand en in het systeem gezet, zodat iedereen er te allen tijde bij kan.’
De samenwerking met Infogroen bevalt de heren goed. Drie à vier jaar terug kwam een nieuwe softwareversie op de markt en moesten de mannen hun kennis wat opfrissen door middel van e-learning. ‘Als er vragen zijn, worden die direct beantwoord’, vertelt Hans. ‘Dat is natuurlijk een beetje afhankelijk van de soort vraag. Als het een aanpassing in het programma nodig is, zal het wellicht wat langer duren. Maar de begeleiding is goed. Er is een aparte helpdesk waar we terecht kunnen. Dat is fijn; dit pakket leer je immers niet in één dag, maar gaandeweg.’
Materieelbeheer
Zoals gezegd biedt het softwarepakket ook een oplossing op het gebied van materieelbeheer. Maarten: ‘We hebben een aardig machinepark. Met de module kan ik in één overzicht zien wat er met de machines gebeurd is, hoeveel uren ze hebben gedraaid, maar ook wanneer bepaalde onderdelen zijn vervangen. Ook onze monteur in de werkplaats kan er in werken. Hij registreert bijvoorbeeld wanneer er reparaties zijn uitgevoerd. De onderdelen die wij hier op kantoor inkopen, worden ook automatisch op de betreffende machine geboekt.’
Eerder dit jaar schafte Van Raaij als eerste in Nederland via Wim van Breda de veegmachine Ausa aan. Naar aanleiding van het verbod op chemie wilde het bedrijf een eigen veegmachine hebben, maar ook vanwege het integrale bestek in Beuningen, waar ook taken als schoonmaken en vegen bij horen. Naast de veegmachines wordt het machinepark aangevuld met machines van diverse pluimage, waaronder aan Trilo-zuigwagens voor het verwijderen van blad, hetelucht-onkruidbestrijders van Hoaf en Weedcontrol − het bedrijf doet vrijwel al het onkruidbeheer met een combinatie van borstelen en hete lucht − en diverse maaiers. Ook heeft het bijvoorbeeld een maai-zuigcombinatie, waarmee het gemaaide gras direct wordt weggezogen. Maarten: ‘De module materieelbeheer binnen het softwarepakket komt goed van pas om het overzicht met zoveel machines te behouden en te vergemakkelijken.’
Efficiëntie en korte lijnen
Eind 2016 wist het bedrijf een opdracht van Vitens in de wacht te slepen. Daarmee is het verantwoordelijk voor het onderhoud van twee percelen. Een project met hoge eisen wat betreft in te zetten personeel en materieel, vertelt Maarten. ‘Zo moesten alle machines aan de laatste eisen voldoen. Dit omdat je op een gevoelig terrein werkt.’ Ook het onderhoud van Dela-terreinen is iets waar de mannen trots op zijn.
Van Raaij Groenverzorging heeft door deze ontwikkelingen inmiddels een aardige omvang en de opstallen op het terrein worden mogelijk nog uitgebreid, vertelt Maarten. Ondanks – of misschien wel vanwege – de aardige omvang lijken de mannen waarde te hechten aan de korte lijnen.
‘Dat we efficiënt kunnen werken helpt zeker bij het binnenhalen van dergelijke klussen. Maar ook de korte communicatielijnen. Zo doen we zelf de projectleiding. Als opdrachtgevers met ons om de tafel zitten, communiceren zij ook direct met de eindbeslissers. Een goed softwarepakket heeft veel waarde. Je maakt dingen gemakkelijker, maar ook sneller.’
Vroeger kwamen de gegevens binnen als we al twee maanden verder waren. Nu vrijwel realtime
Interview met Dick Krabshuis, Onderhoud Enschede BV
GroenVision Professional
De afgelopen jaren is de groentak van de Gemeente Enschede op de schop genomen. Met het oog op de uniformiteit van het uit te voeren werk werd gekozen voor verzelfstandiging van de groentak.
In 2009 besloot de gemeenteraad van Enschede, net als veel andere gemeenten de afgelopen jaren, alleen nog een regisserende rol op zich te nemen en de uitvoerende rol op afstand te zetten. Allereerst ging het onderhoud van de stad (opgedeeld in vijf stadsdelen) over naar een aparte afdeling. Vervolgens waren er enkele opties: de situatie zo laten, verzelfstandigen of de onderhoudstak onderbrengen bij andere partijen. Om versnippering van de werkzaamheden – veelal integraal onderhoud – te voorkomen, en met het oog op het grote aandeel medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, werd gekozen voor de tweede optie. In 2016 resulteerde dat officieel in het zelfstandige Onderhoud Enschede BV, met de gemeente Enschede als enige aandeelhouder. Van de opdrachten die Onderhoud Enschede uitvoert, is 99% afkomstig van de gemeente Enschede. Daardoor werken de 240 medewerkers van het bedrijf veelal op gemeenteterreinen, op basis vancontracten voor het integraal onderhoud van de buitenruimte.
Dat betekent dat het bedrijf groen aanlegt en onderhoudt en bomen verzorgt, maar ook zandwegen verzorgt, werkzaamheden aan bermen en sloten uitvoert en civiele klussen oppakt, zoals riolering en bestrating. In twee stadsdelen wordt de onkruidbestrijding op verharding uitbesteed aan aannemers; in de andere drie delen wordt dat door
het bedrijf zelf uitgevoerd. De andere werkzaamheden doet het bedrijf in alle stadsdelen zelf. Wel wordt er een beroep gedaan op uitzendkrachten, maar dit alles wordt vanuit het bedrijf gecoördineerd.
Softwaresystemen
‘Met 1800 medewerkers werd er bij de gemeente met vele softwaresystemen gewerkt. De gemeente stond niet echt te trappelen om nog een nieuw systeem aan te schaffen. De verzelfstandiging van de gemeentelijke groentak was een belangrijke voorwaarde om voor dit pakket te kiezen’, vertelt Dick Krabshuis, werkvoorbereider en planner bij
Onderhoud Enschede. ‘Eind 2013 kregen we het akkoord van de gemeente om Groenvision te introduceren, met het idee dat we gingen verzelfstandigen. Met dat plan konden we doorgaan op een manier zoals wij dat wilden.’ Voor de werknemers veranderde er in de overgangsfase naar een zelfstandige bv gevoelsmatig niet veel, maar achter de schermen gebeurde een boel. Werd er voorheen in diverse softwarepakketten van de gemeente Enschede gewerkt, nu werd de overstap gemaakt naar drie pakketten: Exact
Software, Jewel Taken en Groenvision. Deze laatste, van ontwikkelaar Infogroen, verwerkt diverse aspecten van bedrijfsvoering in één digitaal pakket. ‘In mijn werk bij het sociaal werkbedrijf van de gemeente Enschede had ik al ervaring opgedaan met de software van Infogroen’, vertelt Krabshuis. ‘Daar werkten we al sinds 1987 met het softwarepakket
van deze aanbieder, destijds nog gewoon ‘Infogroen’ genaamd. Ik denk zelfs dat we een van de eerste gebruikers waren. Rond 2012, 2013, ging dit programma grondig op de schop en kreeg het de naam Groenvision.’ In januari 2014 ging de groentak met Groenvision aan de slag. ‘Zeker één van de partijen waaraan Onderhoud Enschede de onkruidbestrijding op verharding uitbesteedt, werkt ook met Groenvision’, weet Krabshuis. Maar dat is eigenlijk puur toeval, want deze partijen werken geheel zelfstandig en los van het bedrijf. Zelf gebruikt Onderhoud Enschede het pakket in de volle breedte van het bedrijf, bijvoorbeeld voor het maken van offertes, nacalculatie, urenregistratie en
inzage in de inzet van het materieel, dus de totale bedrijfsvoering.
Projectvoortgang
Krabshuis mag zichzelf ‘applicatiebeheerder’ noemen, wat inhoudt dat hij het systeem beheert en alles eromheen regelt. Hij houdt bijvoorbeeld in de gaten of de gegevens er goed in staan en voert nieuwe gegevens op de juiste manier in. ‘Maar denk bijvoorbeeld ook aan het registreren van inkoopprijzen of het invoeren van nieuw materieel’,
licht Krabshuis toe. ‘Het mooie aan dit systeem is dat je door middel van filters snel kunt opzoeken of een project de goede kant op gaat en zo nodig tijdig kunt bijsturen’, vertelt hij. ‘In 2014 was het nog best spannend of dit goed zou gaan. Voorheen waren de gegevens pas beschikbaar voor de hoofduitvoerder als we al bijna twee maanden
verder waren.’
‘Nu zijn de gegevens vrijwel realtime in te zien. Inkoopfacturen worden één keer per week vanuit het boekhoudkundig programma Exact ingeboekt in Groenvision. Ze worden digitaal van het ene naar het andere systeem overgeboekt.’ Ook de ‘buitenmensen’ van Onderhoud Enschede maken van het systeem gebruik. De uitvoerders maken
bijvoorbeeld offertes voor het betreffende stadsdeel en voeren de uren in. ‘Ter plekke worden de uren geregistreerd via de mobiele urenregistratie. Dat kan bijvoorbeeld via de tablet die de teams bij zich hebben.’
Alles in één
Dat ‘alles-in-één-pakket-aspect’ vindt Krabshuis wel een voordeel. ‘Bij de gemeente werd gewerkt met veel softwareprogramma’s, die veelal naast elkaar werkten. Dat alles in één programma zit, heeft als voordeel dat je elke minuut van de dag kunt zien hoe het bedrijf ervoor staat. Dat kan goed in beeld gebracht worden. Het inrichten van het programma,
hoe dit het beste opgebouwd kan worden, daar is Infogroen sterk in. Er wordt goed over nagedacht, logica in aangebracht; daar plukken we nu de vruchten van.’
Je kunt het product wel aanschaffen en denken er direct mee aan de slag te kunnen, maar zonder ondersteuning door experts ben je als een vis op het droge, denkt Krabshuis. ‘De implementatie met de consulenten was een belangrijk moment voor ons. Begrijpen hoe de structuren in elkaar zitten, de filters en overzichten snappen, daar hebben zij
bij geholpen. We werken hier met zeven à acht verschillende soorten werkzaamheden voor het jaarrond onderhoud van de buitenruimte, van langlopende projecten tot kleine opdrachten. Het is fijn om die gegevens gescheiden te houden, maar dan moet je wel weten hoe je dat doet. Na instructie is dat allemaal goed te doen.’ Zoals gezegd werkt het bedrijf ook met Jewel BOR Taken. Hoe verhouden die twee pakketten zich tot elkaar? ‘Jewel Taken is een ondersteunend programma voor de medewerkers buiten. Je kunt
wel op kantoor een planning maken, bijvoorbeeld het aantal uren dat per week aan bepaalde werkzaamheden wordt besteed, maar dat zegt niet veel over hoe je door een wijk heen gaat, via welke route. Van de gemeente krijgen we shape files, die gebruikt worden om met Jewel Taken de routes te plannen. Groenvision is echt een calculatieprogramma.’ Groenvision van Infogroen en Jewel Taken zijn daarmee pakketten die los van elkaar draaien, maar elkaar wel aanvullen.
Foto: www.onderhoudenschede.nl
Met GroenVision papierloos het vak leren
Interview met Henri van Son, Helicon Opleidingen
GroenVision voor scholen
‘Laat het mij doen en ik kan het.’ Vanuit die gedachte worden studenten op Helicon Opleidingen afdeling tuin, park & landschap opgeleid tot hovenier. Docent Henri van Son vertelt met passie hoe dat in dit digitale tijdperk in zijn werk gaat.
Tot twee jaar geleden was Henri van Son zelf nog zelfstandig hovenier en gaf hij af en toe als oproepkracht les. ‘Het is niet zo dat ik uit het vak gevlucht ben. Integendeel zelfs. Hovenier is een prachtig vak, maar onderwijs heeft mij ook altijd getrokken. Ik vind het geweldig om te zien hoe gedreven jongeren zijn om het vak te leren. En vind het mooi om daar met mijn kennis en ervaring aan bij te dragen.’
Volgens Henri kiezen leerlingen niet zomaar voor de opleiding tot hovenier. ‘De meesten komen uit een groen nest of hebben in de vakanties al bij een tuincentrum of hovenier gewerkt. Ze kiezen heel bewust voor dit vak. Voor Engels en Nederlands lopen ze niet warm, maar voor echte vak- en praktijklessen wel. Ze zijn erg nut gericht.’
Praktijkgericht
Op AOC de Groene Campus worden leerlingen, afhankelijk van hun niveau, opgeleid tot assistent hovenier, hovenier of leidinggevende hovenier. En vooral de laatste groep krijgt gedurende de 4-jarige opleiding veel praktijktraining. Naast stagelopen draaien deze leerlingen mee met zeven praktijkprojecten. ‘Ze krijgen praktijkopdrachten bij echte klanten. Bijvoorbeeld het aanleggen van een showtuin bij een bestratingbedrijf of een tuin bij particulieren. Ze maken met elkaar een voorstel voor de klant, kopen de benodigde materialen in en leggen vervolgens de tuin in een week aan.’
De projectgroepen worden samengesteld uit leerlingen van de eerste tot en met de vierde klas. De derdejaars leerlingen zijn projectleider en de vierdejaars leerlingen begeleiden ze daarbij. ‘Leerlingen vinden dit geweldig om te doen. Ze halen alles uit de kast om het project tot een succes te maken. Als het moet regelen ze zelfs bouwlampen om ’s avonds door te kunnen werken. Op een stage leren ze natuurlijk ook veel, maar daar is het niet mogelijk om een project van a tot z zelfstandig te draaien.’
Een schooltas zonder boeken
Naast de praktijkopdrachten worden er uiteraard ook theorielessen gegeven. Ten opzichte van vroeger is daarin veel veranderd. ‘Ik heb zelf ook de opleiding tot vakbekwaam hovenier gevolgd. Ik vind de opleiding completer en beter geworden. De lat ligt hoger, vooral op het gebied van calculeren. Wat echt een groot verschil is, is dat we tegenwoordig bijna papierloos lesgeven. In de schooltas van een leerling zitten bijna geen boeken meer, maar wel een laptop. Die is verplicht geworden. En het lesaanbod digitaal.’
Henri vindt het belangrijk dat leerlingen de kans geboden wordt om al tijdens de opleiding aan de slag te gaan met bedrijfssoftware voor hoveniers. Zodat de aansluiting op de hovenierspraktijk nog beter wordt. Helicon Opleidingen kiest voor een samenwerking met INFOGROEN. ‘Ik heb zitten wachten op de introductie van GroenVision. INFOGROEN is hier in de regio sowieso marktleider. Daarnaast ben ik ervan overtuigd dat GroenVision de nieuwe standaard wordt. Het is heel gebruikers-vriendelijk, compleet en volledig digitaal. Uit mijn eigen ervaring weet ik hoe belangrijk het is dat de cijfertjes van je bedrijf kloppen en makkelijk te verwerken zijn.’
E-learning en altijd up-to-date
Henri gebruikte de zomervakantie om zichzelf in GroenVision te bekwamen. En zo een stap voor te blijven op zijn leerlingen. ‘We zijn recent begonnen met het doorlopen van de e-learning van GroenVision. Leerlingen kunnen dat in hun eigen tempo doen. Mijn doel is dat de huidige derdejaars leerlingen volgend jaar GroenVision gebruiken voor de praktijkprojecten en hun proeve van bekwaamheid.’
Helicon Opleidingen werkt met GroenVision via een Online oplossing. Dat betekent dat het programma en de data van de individuele leerlingen online in het datacenter van INFOGROEN staan. Leerlingen kunnen via internet en een eigen inlogcode op ieder moment van de dag en vanaf iedere plaats in de wereld werken in hun eigen versie van GroenVision. Een verademing vindt Henri. ‘Voorheen hadden we de oude software van INFOGROEN op onze eigen server staan. Dat betekende dat we zelf verantwoordelijk waren voor het beheer en alle updates. Nu doet INFOGROEN dat. Dat scheelt ons tijd en kopzorgen. En met een speciale inlogcode voor docenten kan ik de ontwikkelingen van individuele leerlingen toch volgen’.
De leerlingen vinden GroenVision leuk om mee te werken. Omdat het praktijkgericht is. ‘Op gecombineerde lesdagen komen ze op school met werkkleding aan en een laptop onder de arm. ’s Ochtends werken ze in de klas en ’s middags ergens buiten. En de dag is helemaal compleet als ze tussen de middag een frietje kunnen eten’ lacht Henri.
GroenVision voldoet aan al onze eisen; mobiel werken en één programma voor relatiebeheer tot boekhouding
Interview met Willem en Wim van Esch, Van Esch Hoveniers
GroenVision Professional
Ondanks dat de opslagloods verbouwd wordt, ziet het bedrijfsterrein van Van Esch Hoveniers in Uden er goed georganiseerd en verzorgd uit. Ook het kantoor, waar de telefoon voortdurend gaat, straalt rust en overzicht uit. Het is de thuisbasis van het tien man tellende hoveniers-bedrijf, waar Wim van Esch, oprichter van het bedrijf, tekent voor een hartelijke ontvangst.
Eigenaar Willem van Esch is zelf nog niet aanwezig. Hij is daar waar hij het liefste is: bij een klant op locatie. In januari 2011 nam hij het bedrijf over van zijn vader, die als vliegende keep aan het bedrijf verbonden blijft. Wim: ‘Mijn vrouw en ik zijn in 1977 met dit bedrijf begonnen. Toen bestond een tuin hoofdzakelijk uit een gazonnetje, borders, grindtegels en spoorbielzen. Dat is allemaal veranderd. In 2004 kwam Willem met een hoveniersdiploma op zak als werknemer in ons bedrijf. Hij heeft de tijd tot de officiële overname gebruikt om het vak in de praktijk te leren en het bedrijf te moderniseren.’
Van onderhoud naar ontwerp
Willems ambities liggen voornamelijk bij het ontwerpen en aanleggen van tuinen. Door een samenloop van omstandigheden ontstaat ruimte om hierin te investeren. Wim: ‘Wij verloren een paar jaar geleden een aantal grote onderhoudsklanten, onder andere door verhuizing en faillissementen. In dezelfde periode kreeg Willem een ongeluk met een kettingzaag, waardoor hij tijdelijk op kantoor terechtkwam. Die tijd heeft hij gebruikt om zich een 3D-ontwerpprogramma eigen te maken.’
Een geluk bij een ongeluk, blijkt al snel. Willem kiest voor kwaliteit: ontwerpen die, gebaseerd op de wensen van klanten, bij voorkeur verrassen en vloeiend aansluiten op de leefomgeving, zowel binnen als buiten. De vraagt trekt aan en Willem is al snel nagenoeg fulltime op kantoor werkzaam. En dat is wat hij, hovenier in hart en ziel, eigenlijk niet wil. Het aannemen van Paul Kromhout, gerenommeerd ontwerper, biedt uitkomst.
Elkaar aanvoelen
Op dat moment snelt Willem het kantoor binnen. Hij beaamt zijn vaders conclusie en borduurt daar naadloos op verder. Het is duidelijk dat beide heren elkaar goed aanvoelen. Willem: ‘Bij de aanleg van tuinen komt veel kijken. Het draait niet meer alleen om de beplanting. Het zijn grote projecten met een diversiteit aan werkzaamheden: zoals beplanten, metselen en het aanleggen van elektriciteit, bestrating en zelfs zwembaden. Klanten willen één aanspreekpunt en een soepel lopende planning. Ik ben voor de klant de projectleider op locatie en zorg ervoor dat de juiste man op het juiste moment op de juiste plek in de tuin aan het werk is.’
Hiervoor beschikt Willem over een team van negen vakmensen, met ieder hun eigen specialisme. Voor de flexibiliteit en de inkoop van specifieke werkzaamheden heeft hij een netwerk van kwalitatief goede bedrijven opgebouwd. Willem: ‘In onze samenwerking met klanten en partners is het belangrijk dat we goed bereikbaar zijn en altijd up-to-date informatie kunnen verschaffen. Paul organiseert dat vanuit het kantoor.’
Verlost van losse briefjes
Vanzelfsprekend vragen de hernieuwde focus en de groei van het bedrijf om investeringen. Het personeelsbestand is verdubbeld, het wagen- en machinepark gemoderniseerd, het kantoor verbouwd en op dit moment wordt de loods uitgebreid. Maar het blijft niet alleen bij investeringen in de hardware van het bedrijf. Willem gaat ook op zoek naar een toekomstbestendig computerprogramma.
Willem: ‘Ik zocht één programma voor al onze administratie: van relatiebeheer tot boekhouding. Daarnaast wilde ik zowel op kantoor als onderweg kunnen beschikken over de meest up-to-date projectinformatie. Ik wilde verlost worden van de vele losse briefjes en de terloops met elkaar gedeelde informatie. Als Paul op kantoor bijvoorbeeld een afspraak voor mij maakt, wil ik dat direct in mijn smartphone zien. En als ik met een klant in gesprek ga, wil ik ook de nieuwste informatie tot mijn beschikking hebben.’ Willem verdiept zich in het aanbod van computerprogramma’s en kiest uiteindelijk met overtuiging voor GroenVision. ‘GroenVision voldoet aan al onze eisen en is bovendien erg gebruikersvriendelijk.’
Trots
Er is discipline voor nodig om de informatie in het systeem ook daadwerkelijk up-to-date te houden. Wim ziet daar geen probleem in. ‘Willem heeft dit werk echt in de vingers. Hij weet als geen ander hoe een complex project aangestuurd moet worden en hoe belangrijk juiste informatie daarvoor is. We hebben de afgelopen jaren regelmatig opbouwende discussies gehad over de noodzaak van bepaalde veranderingen. Ik zag de bedreigingen, hij de kansen. Dat is een goed en natuurlijk proces geweest. Ik vind dat hij heel goed bezig is,’ besluit vader Wim trots.
